O guia definitivo sobre SAP Inbound

Toda empresa tem pontos estratégicos, cuja gestão deve ser impecável a fim de potencializar os resultados e garantir que a empresa funcione em seu máximo de eficiência. Quando eles não são bem gerenciados, os resultados podem ser desastrosos.

Um bom exemplo disso diz respeito à gestão de recebimento fiscal. Imprescindível para manter o funcionamento da cadeia produtiva, ela deve ser conduzida de forma a garantir a melhoria contínua do processo.

É por conta disso que, no artigo de hoje, apresentaremos a você o SAP NF-e Inbound como uma importante solução para essa situação. Quer entender melhor? Continue a leitura!

Entenda a importância da otimização de processos nas empresas

Antes de tudo, é importante entender o que é a otimização de processos. Ela diz respeito, essencialmente, à integração e sinergia entre os diversos departamentos e atividades da organização, levando em conta todas as peculiaridades envolvidas neste processo.

A otimização perpassa o controle, planejamento, mensuração, execução e monitoramento das atividades realizadas em cada setor, buscando encontrar brechas de melhorias e potencializar processos que estejam apresentando bons resultados.

Ela se apoia nos seguintes pilares:

• identificação;
• repensar processos;
• implementar;
• automatização;
• monitoramento.

A otimização de processos é essencial, principalmente, em um cenário no qual a concorrência se apresenta cada vez mais competitiva no mercado, independentemente do setor da organização.

Empresas que não contam com processos alinhados, otimizados e com foco na melhoria contínua podem ter déficit de resultados, bem como ter perdas significativas a longo prazo.

Saiba como melhorar a gestão da cadeia de suprimentos da sua empresa

O setor de compras está em um ponto estratégico do processo produtivo e, portanto, merece atenção na otimização de processos. Isso é simples de entender quando compreendemos como funciona a cadeia produtiva.

A parte de vendas é o final do processo produtivo. E, como o nome sugere, ele advém de uma “cadeia”. Isso significa que quando um dos pontos dela é comprometido, todos os demais também são prejudicados.

A parte de compras é a entrada da cadeia. Quando é feita a aquisição dos materiais que estão envolvidos com o processo produtivo com uma boa negociação, o custo final para a empresa é menor. Isso significa uma maior margem de lucro ou, então, ser mais competitivo, reduzindo o valor final e atraindo a atenção do cliente — essa decisão dependerá da estratégia definida pela organização.

As empresas entendem a compra de insumos como algo simplesmente operacional e não estratégico e que, portanto, depende de negociação para obter melhores resultados.

Assim, é importante que os gestores responsáveis pelas aquisições tenham essa visão e tenham pretensão de otimizar os processos de recebimento. Veremos algumas formas de estabelecer isso a seguir.

Potencialize a gestão de fornecedores

Uma gestão com foco em otimização visa um melhor controle dos processos. E, na área de compras, isso é fundamental. Algumas medidas que podem ser tomadas para esse fim são:

• mantenha os dados dos fornecedores devidamente atualizados no sistema;
• realize análise constante para verificar se o fornecedor atende às expectativas da empresa;
• consulte a reputação da organização no mercado constantemente.

Tenha maior controle do plano de ação

O plano de ação é uma forma de observar aquilo que está e que não está funcionando. Por isso, ele cumpre um papel essencial na gestão de compras.

Por exemplo, está observando que determinado fornecedor não está cumprindo prazos? Siga o plano de ação e prospecte novos compradores.

Melhore o processo de cotação de fornecedores

Muitas vezes o processo de cotação é trabalhoso. O profissional responsável entra em contato com um fornecedor pelo e-commerce, outro por WhatsApp, um terceiro por e-mail e as cotações não ficam devidamente registradas em um sistema único.

O histórico de negociação fica totalmente fora do sistema, o que gera falta de controle no processo, trabalho com a criação de planilhas anexas com os dados de cotação e negociação etc.

O resultado? Muito tempo perdido com atividades operacionais que poderiam ser automatizadas e melhor elaboradas com um sistema próprio para isso. A ideia aqui é melhorar o processo de cotação, permitindo os colaboradores responsáveis a atuarem de forma mais rápida e eficiente.

Veja por que investir em softwares de automação

Como você pôde perceber, a automação tem um papel fundamental para uma melhor gestão do lançamento de notas fiscais de uma empresa. E o SAP NF-e Inbound é uma das melhores soluções para isso.

Mas antes de detalharmos mais sobre esse produto, é importante ter consciência do processo de automação e seus benefícios.

Um software de automação realizará todo o processo operacional que o colaborador faria. Isso significa liberar esse funcionário para atividades analíticas e reduzir atividades manuais e operacionais.

Conheça o SAP Inbound

Atualmente, os principais pontos que dificultam o recebimento fiscal no Brasil são: a própria emissão da nota fiscal eletrônica e sua escrituração nos livros; a contabilização condizente com o que consta no documento emitido pelo fornecedor; o armazenamento correto do arquivo XML; e, por fim, a inserção de todas essas informações de forma manual no sistema.

Nesse contexto, o SAP NF-e Inbound é uma solução criada para suprir a necessidade de trabalhar todos esses pontos com uma maior qualidade e menor quantidade de erros. Além de conferir, por conta da automatização, um dinamismo muito maior nos processos de recebimento.

Focada na relação das empresas com seus fornecedores, o SAP Inbound permite automatizar as entradas nas empresas, e não somente as compras.

Com todas as etapas formalmente registradas, o SAP NF-e Inbound facilita bastante o controle para os gestores. Seguindo o exemplo da nota fiscal, o sistema extrai as informações do arquivo de NF-e e registra as informações automaticamente, por meio do recebimento de XML automatizado.

A partir do momento que o documento é recebido no sistema, todas as validações podem ser feitas na hora, no momento em que o transporte sai do fornecedor em direção à empresa. A conferência no ato de chegada é bem mais rápida e simples, sendo feita apenas a verificação física.

Saiba como realizar a integração para SAP Inbound

Para quem decidiu utilizar a solução em sua empresa, é importante saber como realizar a integração de forma eficiente, diminuindo tempos de parada nos processos. Veja algumas dicas importantes para a adaptação:

• respeite premissas básicas, como ter os Dados Mestre devidamente atualizados, lista de materiais de fornecedores atualizada, desenvolver o nível dos fornecedores, entre outros;
• mantenha um bom relacionamento com os fornecedores;
• revise as solicitações, evitando pedidos errados;
• mantenha a área tributária bem alinhada;
• desenvolva os fornecedores;
• mantenha a padronização dos processos.

Assim, pode-se perceber que o uso do SAP Inbound é estratégico e essencial para as empresas, a fim de diminuir tempo com operações desnecessárias e manuais no processo de lançamento de notas fiscais, o que ajuda a conseguir melhores resultados no recebimento fiscal.

Ficou interessado em aplicar este serviço em sua empresa? Entre em contato com a gente e tire suas dúvidas sobre o SAP Inbound.