Soluções

Automatização da Cotação de Compras

Fluxo de Cotação de Compras na sua área financeira, administrativa ou controladoria

Quando falamos do fluxo de cotações de compras, normalmente gerenciado na área financeira, a maioria das empresas possuem regras bem definidas, com número mínimo de fornecedores, prazos e padronização no retorno.

Porém, quando falamos da utilização deste fluxo dentro da metodologia, processo e ferramenta nativa SAP, muitos compradores são resistentes.

Isso porque o processo para cotação de compras para a área financeira disponibilizado pela SAP não é prático para ser utilizado no dia-a-dia, pois gera muita atividade manual e não atende às necessidades das empresas.

A solução Escotta veio para a automatização da cotação de compras da sua empresa.

Ela foi criada para solucionar e melhorar a velocidade dos processos neste que é um gargalo operacional, em total integração com os processos SAP.

O desafio das atividades manuais de cotação de compras

O Problema

Cansado de entrar as cotações de compra SAP manualmente? Essa situação acontece por dois principais motivos:

  • Excesso de atividades manuais para preenchimento do retorno do preço;
 
  • Desconhecimento da implementadora dos processos SAP standard e de suprimentos.

O fluxo standard de cotações do SAP envia um PDF para os fornecedores participantes da cotação, porém um dos grandes problemas está no fato de que o módulo standard SAP não trabalha o retorno da informação.

E é exatamente neste retorno da informação que o fluxo standard SAP de Automatização de Cotação de Compras deixa a desejar.

Nesse processo de cotação, cada fornecedor pode disponibilizar sua cotação de uma forma distinta, a partir de meios distintos (telefone, fax, e-mail).

Isso gera ao gestor de compras e área financeira da sua empresa um fluxo de trabalho desnecessário e prejudicial para o processo de aprovação, pois cabe ao comprador verificar cada orçamento disponibilizado por seus fornecedores.

Além do processo de receber informações ser menos automatizado, é preciso carregar os preços manualmente no SAP standard. Na prática, a grande maioria entra apenas a cotação de compra vencedora, e todo o processo de escolha e de rastreamento de preços fica fora do sistema.

O que gera um problema crônico de ineficiência, já que cotações passadas perdem sua rastreabilidade, retirando a capacidade de analisar dados, estimativas de custo, negociação de valores e estatísticas no geral para o futuro.

A Solução

A solução de Automatização de Cotação de Compras Escotta complementa a solução standard SAP para sua área financeira e controladoria como um todo, focando onde ela é mais deficitária: o retorno das cotações e a gestão destes dados dentro da plataforma SAP.

Nossa solução de Automatização de Cotação de Compras aliada ao SAP envia uma planilha eletrônica padronizada para todos os fornecedores, que a preencherão com seus respectivos preços e, a partir, dela, alimentarão suas cotações.

Tal procedimento manterá a padronização no recebimento dos preços dentro da plataforma SAP, avisando o comprador responsável quanto ao retorno dos dados. O envio de anexos das cotações de compra está disponível neste processo.

Desta forma todas as cotações recebidas são atualizadas automaticamente no SAP, mantendo todo o histórico e rastreabilidade dos preços cotados e respectivos registros e informações atualizadas, ajudando inclusive em processos de auditorias internas, independentemente do fornecedor vencedor durante o processo de cotação com SAP.

Nossa solução de Automatização para Cotação de Compras trará à sua empresa muitos benefícios de um portal de fornecedores, sem a necessidade de pagar licenciamento por isso.

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