Fluxo de Cotação de Compras na sua área financeira, administrativa ou controladoria
Quando falamos do fluxo de cotações de compras, normalmente gerenciado na área financeira, a maioria das empresas possuem regras bem definidas, com número mínimo de fornecedores, prazos e padronização no retorno.
Porém, quando falamos da utilização deste fluxo dentro da metodologia, processo e ferramenta nativa SAP, muitos compradores são resistentes.
Isso porque o processo para cotação de compras para a área financeira disponibilizado pela SAP não é prático para ser utilizado no dia-a-dia, pois gera muita atividade manual e não atende às necessidades das empresas.
A solução Escotta veio para a automatização da cotação de compras da sua empresa.
Ela foi criada para solucionar e melhorar a velocidade dos processos neste que é um gargalo operacional, em total integração com os processos SAP.
O desafio das atividades manuais de cotação de compras
O Problema
Cansado de entrar as cotações de compra SAP manualmente? Essa situação acontece por dois principais motivos:
- Excesso de atividades manuais para preenchimento do retorno do preço;
- Desconhecimento da implementadora dos processos SAP standard e de suprimentos.
O fluxo standard de cotações do SAP envia um PDF para os fornecedores participantes da cotação, porém um dos grandes problemas está no fato de que o módulo standard SAP não trabalha o retorno da informação.
E é exatamente neste retorno da informação que o fluxo standard SAP de Automatização de Cotação de Compras deixa a desejar.
Nesse processo de cotação, cada fornecedor pode disponibilizar sua cotação de uma forma distinta, a partir de meios distintos (telefone, fax, e-mail).
Isso gera ao gestor de compras e área financeira da sua empresa um fluxo de trabalho desnecessário e prejudicial para o processo de aprovação, pois cabe ao comprador verificar cada orçamento disponibilizado por seus fornecedores.
Além do processo de receber informações ser menos automatizado, é preciso carregar os preços manualmente no SAP standard. Na prática, a grande maioria entra apenas a cotação de compra vencedora, e todo o processo de escolha e de rastreamento de preços fica fora do sistema.
O que gera um problema crônico de ineficiência, já que cotações passadas perdem sua rastreabilidade, retirando a capacidade de analisar dados, estimativas de custo, negociação de valores e estatísticas no geral para o futuro.
A Solução
A solução de Automatização de Cotação de Compras Escotta complementa a solução standard SAP para sua área financeira e controladoria como um todo, focando onde ela é mais deficitária: o retorno das cotações e a gestão destes dados dentro da plataforma SAP.
Nossa solução de Automatização de Cotação de Compras aliada ao SAP envia uma planilha eletrônica padronizada para todos os fornecedores, que a preencherão com seus respectivos preços e, a partir, dela, alimentarão suas cotações.
Tal procedimento manterá a padronização no recebimento dos preços dentro da plataforma SAP, avisando o comprador responsável quanto ao retorno dos dados. O envio de anexos das cotações de compra está disponível neste processo.
Desta forma todas as cotações recebidas são atualizadas automaticamente no SAP, mantendo todo o histórico e rastreabilidade dos preços cotados e respectivos registros e informações atualizadas, ajudando inclusive em processos de auditorias internas, independentemente do fornecedor vencedor durante o processo de cotação com SAP.
Nossa solução de Automatização para Cotação de Compras trará à sua empresa muitos benefícios de um portal de fornecedores, sem a necessidade de pagar licenciamento por isso.
Quer saber mais sobre a solução de Automatização de Compras com SAP? Fale conosco.
