Evitar fraudes no reembolso é algo buscado por muitas empresas, que enfrentam problemas quando precisam fazer pagamentos desse tipo aos funcionários. Por isso, a boa notícia é que a Escotta e o Espresso podem ajudar a evitar esse tipo de situação.
Entre as fraudes mais comuns envolvendo o reembolso de valores estão as despesas para fins pessoais, o superfaturamento, ou valores inflados e as solicitações duplicadas. Tudo isso é simples de ser evitado, com o uso da tecnologia.
Espresso: conheça o aplicativo para evitar fraudes no reembolso
O Espresso é um aplicativo utilizado pelas empresas para controlar as despesas e garantir o reembolso dos funcionários. Dessa forma, ele é indicado para as companhias que contam com vendedores e representantes comerciais que têm os seus gastos com alimentação, deslocamento e hospedagem reembolsados, por exemplo.
O uso do aplicativo é bastante simples! Basta que o usuário fotografe a nota fiscal dos serviços ou produtos que adquiriu e envie pelo sistema. Sendo assim, automaticamente o departamento responsável pelos pagamentos recebe a notificação e dá sequência ao procedimento.
Veja, no vídeo abaixo, um exemplo prático sobre como isso acontece, envolvendo três personagens: Thiago, um representante comercial; Ana, a responsável financeira e Carlos, o diretor da empresa. Viu como o Espresso funciona? O aplicativo é muito simples e pode ser integrado ao SAP. Afinal, é aí que entra o trabalho da Escotta.
Nós somos os responsáveis por integrar o Espresso ao SAP. Dessa maneira, garantindo que você tenha um workflow de trabalho muito mais eficiente.
Assim que um pagamento for autorizado, por exemplo, o departamento financeiro poderá dar sequência, na mesma plataforma.
Passo a passo: veja como evitar fraudes no reembolso com a Escotta e o Espresso
Juntos, a Escotta e o Espresso ajudam a sua empresa a evitar fraudes no reembolso dos colaboradores. Veja um passo a passo que mostra como isso acontece!
1º passo: contratação do Espresso e integração com o SAP
O primeiro passo para evitar as fraudes no reembolso é fazer a contratação dos serviços do aplicativo Espresso.
Se você já é cliente Escotta e usa o SAP, pode solicitar a integração do aplicativo ao ERP. Assim, todos os processos serão integrados às suas atividades, conforme explicamos.
2º passo: oriente os colaboradores sobre como usar o Espresso
O Espresso está disponível para download nas lojas de aplicativos dos smartphones com sistemas operacionais Android e iOS.
Basta baixar o aplicativo, fazer o login e começar a usar. Dessa forma, sempre que um colaborador tiver uma despesa, precisa fotografar a nota fiscal e fazer o envio para o responsável pelos pagamentos.
3º passo: classifique as despesas por categorias
O Espresso possibilita que você cadastre os seus centros de custos, projetos e clientes no app. Assim sendo, os funcionários poderão classificar as despesas da forma que a empresa achar melhor.
Pode ser criado um centro de custo para alimentação e outro para hospedagem, por exemplo. Dessa forma, os funcionários classificarão de forma diferenciada quando frequentam um restaurante ou um hotel, por exemplo.
Ter essa separação é importante, até mesmo para que as políticas de reembolso sejam melhoradas, evitando gastos desnecessários para a companhia.
4º passo: faça a auditoria das despesas recebidas
Por meio da plataforma do Espresso, o departamento financeiro da empresa poderá criar fluxos de aprovação e fazer a auditoria das despesas recebidas.
O Espresso conta com uma tecnologia que lê as notas fiscais e emite alertas em caso de políticas desobedecidas ou suspeitas de fraudes.
Assim, se for percebido qualquer tipo de fraude, o responsável pelo pagamento pode suspender a próxima etapa.
Dessa forma, o valor indevido não é repassado ao solicitante, evitando que a fraude ocorra.
Pronto! Com esses quatro passos, você conseguirá evitar fraudes com a Escotta e o Espresso. Agora, você não precisa mais se preocupar com gastos desnecessários, por conta de erro ou má fé dos colaboradores.
Teremos satisfação em ajudá-lo a terminar com o problema das fraudes nos reembolsos de suas notas fiscais.
