Entenda o cálculo de condições e impostos em vendas no SAP S4HANA e ECC

Facilitar a atuação no seu dia a dia é uma das características mais interessantes dos sistemas SAP S4HANA e ECC. Isso fica ainda mais claro quando aprendemos como acontece na prática o cálculo de preços e impostos nas vendas realizadas pela empresa.

Para te ajudar a entender melhor como isso acontece, preparamos um guia que explica passo a passo e mostra em exemplos como o processo se dá do início ao fim.

O que são Pricing e condições?

Antes de mais nada, precisamos contextualizar dois conceitos importantes aqui: Pricing e condições.

Podemos defini-los das seguintes formas:

• PRICING → É o cálculo de preços (para uso externo por clientes e fornecedores) e custos (para fins internos de contabilidade de custos).
• CONDIÇÕES → Elas representam um conjunto de circunstâncias que se aplicam quando o preço é calculado.

Por exemplo, um determinado cliente pede uma certa quantidade de um determinado produto em um determinado dia. Os fatores variáveis ​​aqui – o cliente, o produto, a quantidade do pedido, a data – determinam o preço final que o cliente recebe.

As informações sobre cada um desses fatores podem ser armazenadas no sistema como dados mestre e esses dados mestre são gravados na forma de registros de condição.

Técnicas de condição na Pricing

Trata-se do método pelo qual o sistema determina quais serão os preços com base nas informações armazenadas nos registros de condição.

Em SD (Vendas e Distribuição), os vários elementos usados ​​na técnica de condição são configurados e controlados no Customizing (preços, descontos, acréscimos e impostos).

Durante o processamento de uma ordem de vendas, o sistema usa a técnica de condição para determinar uma variedade de informações importantes sobre preços.

Para entendermos melhor como esse processo funciona, vamos usar um exemplo. Nele veremos que o sistema determina automaticamente qual preço bruto deve ser cobrado do cliente. Além disso, ele também indica quais descontos, sobretaxas e impostos são relevantes dadas as condições aplicáveis.

A figura a seguir apresenta como a técnica de condição funciona em segundo plano para produzir as informações de preço. O diagrama mostra como os vários elementos na técnica de condição trabalham juntos:

1 – O sistema determina o esquema de cálculo de acordo com as informações definidas no tipo de documento de vendas e no registro mestre de cliente.

2 – O esquema de cálculo define os tipos de condição válidos e a sequência em que aparecem na ordem do cliente. No exemplo, o sistema utiliza o primeiro tipo de condição (PR00) no esquema de cálculo e inicia a pesquisa de um registro de condição válido.

3 – Cada tipo de condição no esquema de cálculo pode ter uma sequência de acesso atribuída a ele. Nesse exemplo, o sistema utiliza a sequência de acesso PR01. O sistema verifica os acessos até encontrar um registro de condição válido. (Embora não possamos ver isso no diagrama, cada acesso especifica uma tabela de condições específica. A tabela fornece a chave com a qual o sistema procura registros).

4 – No exemplo, o primeiro acesso (procurando um preço de material específico do cliente) não foi bem-sucedido. O sistema passa para o próximo acesso e encontra um registro válido.

5 – O sistema determina o preço de acordo com as informações gravadas no registro de condição. Se existir uma escala de preços, o sistema calcula o preço apropriado. No exemplo, o item da ordem do cliente é para 120 peças do material. Usando o preço de escala que se aplica a quantidades de 100 peças ou mais, o sistema determina um preço de R$ 99,00 por peça.

6 – O preço então é transferido para o esquema de cálculo e passa ser exibido na ordem de venda. O sistema repete este processo para cada tipo de condição no esquema de cálculo e determina um preço final.

Elementos utilizados nas técnicas de condição na Pricing

As técnicas de condição são muito importantes dentro do SAP S4HANA e ECC e precisamos entender mais profundamente como ela é executada. Para isso, vamos compreender quais são os elementos utilizados e a ordem pelas quais passamos ao implementar a determinação de preços no Customizing.

Vale lembrar que o sistema SAP standard inclui elementos predefinidos para atividades de determinação de preços de rotina. Por exemplo, o sistema standard inclui tipos de condição para elementos básicos de determinação de preços, como preços de materiais, descontos para clientes e materiais e sobretaxas, como frete e impostos sobre vendas.

No caso de cada elemento, você pode usar a versão padrão, modificar a versão padrão para adaptar às suas necessidades ou até mesmo criar definições totalmente novas para trabalhar totalmente do jeito que preferir. Ainda que possam haver alterações, a sequência de atividades geralmente é a seguinte:

1. Defina os tipos de condição para cada um dos elementos de preço (preços, descontos e sobretaxa/impostos) que ocorrem em suas transações comerciais diárias.
2. Defina as tabelas de condição que permitem armazenar e recuperar registros de condição para cada um dos diferentes tipos de condição.
3. Defina as sequências de acesso que permitem que o sistema encontre registros de condição válidos.
4. Agrupe os tipos de condição e estabeleça sua sequência nos procedimentos de determinação de preços (esquema de preço).

Tipos de Condição

Um tipo de condição é uma representação no sistema de algum aspecto de suas atividades diárias de determinação de preços. Ele permite, por exemplo, que você defina uma condição diferente para cada tipo de preço, desconto ou sobretaxa/imposto que ocorre em suas transações comerciais.

Mais uma vez, para entendermos melhor como essa ação acontece, vamos usar um exemplo:

Ao definir uma condição para um desconto de material promocional, você especifica que o sistema calcule o desconto como um valor (por exemplo, um desconto de R$ 1,00 por unidade de venda). Se preferir, é possível determinar que o desconto seja calculado como uma porcentagem (por exemplo: um desconto de 2% para pedidos acima de 1.000 unidades).

Para usar ambas as possibilidades, deve-se definir dois tipos de condição separados. A figura a seguir ilustra como os tipos de condição podem ser usados ​​durante a determinação de preços em um documento de vendas.

No exemplo da figura anterior, dois descontos se aplicam ao item no pedido de venda. O primeiro desconto é um desconto fixo baseado no código de material promocional. O segundo desconto é um desconto percentual baseado na quantidade pedida para o material promocional.

Abaixo segue a lista de algumas condições Standard do SAP. É com base nessas condições que muitas customizações são realizadas para preço, desconto e frete.

Criando e mantendo tipos de condição

Para garantir uma boa autonomia ao usuário, é possível modificar e atualizar os tipos de condição fornecidos na versão standard do sistema SAP ou também criar novos tipos de condição para atender às necessidades de sua própria organização. Essas ações são criadas e atualizadas no Customizing.

Para acessar a tela de tipo de condição a partir da tela inicial do Customizing de Vendas e distribuição basta seguir o caminho abaixo:

Será aberta uma caixa de diálogo onde você precisará escolher a opção destacada:

Na visão Condições/Tipos de condição, você pode alterar os tipos de condição existentes ou criar novos conforme necessidade do negócio:

Tabelas de Condição

Uma tabela de condições define a combinação de campos (a chave de busca) que identifica um registro de condição individual. Um registro de condição é como o sistema armazena os dados de condição específicos que você insere no sistema.

Uma das maneiras que isso acontece é quando inserimos o preço de um produto um um desconto especial para um cliente, criando assim um registro de condição individual.

Exemplo:

Um departamento de vendas cria registros de condição para preços de material específicos do cliente. A versão standard do SAP inclui a tabela de condições 005 para esta finalidade. A chave da tabela 005 inclui os seguintes campos:

• Organização de vendas
• Canal de distribuição
• Cliente
•  Material

Os dois primeiros campos identificam dados organizacionais importantes e os dois últimos campos expressam a relação entre clientes e materiais específicos.

Quando o departamento de vendas cria um registro de condição para um preço de material ou desconto específico para um cliente, o sistema usa automaticamente a tabela de condições 005 para definir a chave e armazenar o registro.

A figura a seguir ilustra a conexão entre a tabela de condições e os registros de condição subsequentes.

Tabelas de condição Standard

O SAP standard já inclui tabelas de condições predefinidas que são utilizadas em sequencias de acesso também predefinidas. Essas tabelas são encontradas no Customizing abaixo:

Será apresentada uma caixa de diálogo onde você poderá escolher a opção para exibir as tabelas do sistema:

Criação ou manutenção de tabelas de condições

O usuário pode modificar e atualizar as tabelas de condições no sistema standard. Ele também pode criar novas tabelas de condições para atender às necessidades de sua própria organização.

Essa atividade é acessada utilizando o mesmo Customizing indicado no item anterior, porém você deve escolher as opções de Criar ou Modificar tabelas de condições.

Você pode fazer alterações limitadas nas tabelas de condições existentes.

Por exemplo, você pode modificar o nome da tabela ou o formato das telas de entrada rápida para os registros de condição. (As telas de entrada rápida são telas nas quais é possível criar e atualizar rapidamente, em uma única tela, os registros de condição referentes à tabela de condições).

A tela consiste em linhas de cabeçalho e de item, onde cada linha de item representa um registro de condição separado. As linhas de cabeçalho, por sua vez, incluem os campos gerais para todas as linhas de item. Ao decidir sobre o formato da tela de entrada rápida, você pode determinar se cada campo na chave aparece como uma linha no cabeçalho ou como uma linha de item.

No exemplo abaixo apenas o código Material será exibido na linha para cadastro:

Registro de condição:

Você pode criar novas tabelas de condições para atender às necessidades de preços ou descontos de sua organização. Ao criar uma nova tabela de condições, você seleciona uma combinação de campos da lista de campos permitidos. Os campos selecionados definem a chave para os registros de condição subsequentes.

Antes de selecionar os campos para a chave, há duas coisas a serem consideradas:

1. A sequência (ou hierarquia) dos campos
2. Quais campos você deseja que apareçam nas áreas de cabeçalho e item das telas de entrada rápida correspondentes

Em vendas, os campos que você deve levar em consideração são Organização de vendas e Canal de distribuição. A organização de vendas é quase sempre usada como critério de determinação de preços, porque diferentes organizações de vendas geralmente desejam usar seus próprios preços, descontos e sobretaxas. Se você usar a organização de vendas como critério de determinação de preços, também deverá usar o canal de distribuição.

Se o usuário decidir não estabelecer preços, descontos e sobretaxas diferentes para cada canal de distribuição, é possível usar o campo mesmo assim. No Customizing de Vendas, é possível utilizar um canal de distribuição como referência para todos os outros (compartilhando assim os mesmos dados de determinação de preços).

Ainda nesse sentido, não podemos esquecer que a ordem dos campos em uma tabela de condições afeta o desempenho do sistema durante a determinação de preços. Para isso, é interessante observar duas diretrizes gerais que te ajudarão na criação de uma tabela de condições eficiente:

1. Se você selecionar campos que estão conectados à estrutura de sua organização (por exemplo, organização de vendas e canal de distribuição), atribua os campos de acordo com o nível de aplicabilidade geral: Coloque o campo mais geral, por exemplo, a organização de vendas na mais alta posição e o campo mais específico na mais baixa.

1. Após os campos organizacionais, coloque os campos do cabeçalho do documento antes daqueles que vêm do nível do item. (Por exemplo, o cliente vem antes do material)

Após selecionar os campos para a chave na tela onde você atualiza e define as tabelas de condições, apertando o botão “F16” para gerar a tabela no sistema. A geração prepara a tabela de condições para armazenar os dados de condição.

Sequência de Acesso

Como já vimos anteriormente, uma sequência de acesso é uma estratégia de pesquisa que o sistema utiliza para localizar dados válidos para um determinado tipo de condição.

Ela determina a sequência na qual o sistema pesquisa os dados sendo que essa sequência de acesso consiste em um ou mais acessos.

A sequência estabelece quais registros de condição têm prioridade sobre os demais.

Os acessos informam ao sistema onde procurar primeiro, segundo e assim por diante, até encontrar um registro de condição válido.

Observação:

Existem alguns tipos de condição para os quais você não cria registros de condição (descontos de cabeçalho que só podem ser inseridos manualmente, por exemplo). Esses tipos de condição não requerem uma sequência de acesso.

Exemplo:

Um departamento de vendas pode oferecer aos clientes diferentes tipos de preços. O departamento pode criar, por exemplo, os seguintes registros de condição no sistema:

1. Um preço básico para um material
2. Um preço especial específico do cliente para o mesmo material
3. Uma lista de preços para os principais clientes

Durante o processamento de pedidos de vendas, um cliente pode, em teoria, qualificar-se para os três preços.

A sequência de acesso permite que o sistema acesse os registros de dados em uma determinada sequência até encontrar um preço válido.

Neste exemplo, o departamento de vendas pode querer usar o preço mais favorável para um determinado cliente. Por isso, garante que o sistema pesquise um preço específico do cliente.

A figura a seguir mostra como o sistema pesquisa o registro relevante.

O usuário cria e atualiza sequências de acesso no Customizing. Para acessar a tela de sequência de acesso, vá para a primeira tela do Customizing de Vendas e Distribuição e selecione:

Esquema de Preço

A tarefa principal de um esquema de cálculo é definir um grupo de tipos de condição em uma sequência específica para calcular o preço final e os impostos.

Além disso, o procedimento de precificação também determina os seguintes pontos:

1. Quais subtotais aparecem durante a precificação
2. Até que ponto os preços podem ser processados ​​manualmente
3. Qual método o sistema usa para calcular descontos percentuais e sobretaxas/impostos
4. Quais requisitos para um tipo de condição específico devem ser atendidos antes que o sistema leve a condição em consideração no cálculo

Exemplo:

Se um departamento de vendas processar ordens de vendas para diversos clientes estrangeiros, o departamento poderá agrupar os clientes por país ou região.

Um esquema de cálculo para determinação de preços pode então ser definido para cada grupo de clientes.

Cada procedimento pode incluir tipos de condição que determinam, por exemplo, impostos específicos do país.

No processamento da ordem de vendas, você pode especificar procedimentos de determinação de preços para clientes específicos e para tipos de documentos de vendas. O sistema determina automaticamente qual procedimento usar com base nessa configuração.

O sistema standard contém procedimentos de cálculo de preços predefinidos, que contêm tipos de condição usados ​​com frequência junto com suas sequências de acesso correspondentes. Você pode, é claro, modificar esses procedimentos ou criar seus próprios do zero.

Criação e manutenção de esquemas de cálculo de preços

Para acessar a tela do esquema de cálculo do SD Customizing utilize o caminho abaixo:

O esquema de preço será abordado em outro artigo.   

Colocando em prática

Agora que você aprendeu tudo sobre os elementos e mecanismos que são utilizados para realizar o cálculo de condições de um esquema de preço, está na hora de colocar todo o seu conhecimento em prática.

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