Projeto Rollout SAP e Inbound da Samsonite: Desafios e Sucessos

A Samsonite, líder mundial no setor de malas e acessórios, enfrentou um de seus maiores desafios ao realizar a implementação do Projeto Rollout SAP e Inbound no Brasil. Este projeto envolveu a migração do sistema legado para o SAP, utilizado na operação no Chile, com uma série de complexidades, especialmente no que se refere às tributações e legislações brasileiras.

Escopo do Projeto

O projeto Rollout SAP da operação chilena para a brasileira, substituindo um sistema legado que já não atendia às demandas de crescimento e inovação. Este projeto contou com a inclusão de uma solução Inbound e OCR, fornecida pela Escotta Consulting, para otimizar o processo de automação de notas fiscais. A adoção dessas ferramentas proporcionou à Samsonite mais controle e precisão na gestão fiscal e tributária, características essenciais no contexto brasileiro.

As soluções SAP NFe Inbound e SAP NFSe Inbound permitiram à empresa validar e lançar notas fiscais de maneira automatizada e integrada com o SAP, proporcionando uma operação mais eficiente.

Impactos e Desafios

O Brasil é conhecido por seu complexo sistema de tributações, e a localização Brasil foi um dos principais desafios deste Projeto Rollout SAP. Para garantir o sucesso, foram necessárias adequações específicas ao sistema para atender às exigências fiscais locais, como o correto mapeamento de impostos e obrigações acessórias.

O Projeto Rollout SAP contou com mais de 80 colaboradores, incluindo consultores, key-users, end-users, gestores e fornecedores de sistemas integrados. A integração com mais de 10 sistemas satélites, além da comunicação com bancos, foi essencial para garantir a fluidez operacional. Com tantos stakeholders envolvidos, a gestão de comunicação foi realizada em três idiomas — português, espanhol e inglês — tornando o projeto ainda mais desafiador no quesito de coordenação internacional.

Fatores de Sucesso do Projeto Rollout SAP

Um dos pontos de destaque deste Projeto Rollout SAP foi o forte alinhamento entre a Samsonite e seus parceiros, criando um verdadeiro ambiente de equipe, o que foi crucial para a fluidez da execução do projeto. A comunicação eficiente, apoiada por indicadores de gestão e relatórios em Power BI, que são um dos diferenciais da Escotta, permitiu uma tomada de decisão ágil e assertiva, essencial para mitigar os riscos ao longo das fases.

Outro fator que merece ser destacado foi o apoio constante dos patrocinadores e do comitê executivo global da Samsonite, que proporcionou autonomia para a equipe lidar com desafios locais. Durante a execução do projeto, enfrentamos o desafio adicional de uma atualização de EHP, realizada globalmente pela Samsonite em outro projeto. Embora essa atualização tivesse o potencial de impactar o cronograma do Rollout, conseguimos, com muita habilidade e uma gestão cuidadosa, ajustar o planejamento e conduzir o projeto sem comprometer suas principais entregas.

Fases Críticas do Projeto

• Testes Integrados: Os testes integrados foram fundamentais para garantir o funcionamento harmonioso do novo sistema SAP com os sistemas satélites e integrações locais. Para isso, foram definidos cenários de testes que cobriam tanto a operação fiscal quanto as operações de negócio mais complexas. Essa fase também permitiu que os end-users se familiarizassem com o novo sistema e validassem a adequação dos processos às realidades da Samsonite Brasil.
  
  
• Cutover: A fase de cutover foi um dos momentos mais críticos, uma vez que o ambiente SAP da Samsonite é global e opera 24×7. Isso significava que qualquer mudança no sistema, como transporte de requests, poderia impactar a operação em outros países. Para evitar riscos, uma governança rígida foi estabelecida sobre cada request transportada, garantindo que as tabelas de localização do Brasil fossem adequadamente configuradas para atender às especificações locais.
  
  
• Go-live: O go-live foi dividido em três fases:

1. Operação de Partida: Nesta fase inicial, os acessos dos usuários foram liberados, e as primeiras operações fiscais foram realizadas com sucesso. Houve uma revisão proativa dos dados mestres, garantindo que as informações de fornecedores e clientes estivessem corretas.
2. Operação Controlada: Aqui, a Samsonite começou a operar normalmente, com suporte constante para resolver dúvidas e realizar pequenos ajustes. Esse período foi essencial para que a equipe de usuários amadurecesse o uso da nova solução.
3. Primeiro Fechamento Fiscal: Um momento crucial, onde a Samsonite realizou o primeiro fechamento fiscal com o novo sistema, garantindo a conformidade das operações e a entrega dos relatórios globais no prazo estipulado.

Conclusão

Com a implementação bem-sucedida do SAP no Brasil, a Samsonite não apenas modernizou sua operação local, mas também criou as bases para a expansão e melhorias contínuas. O Projeto Rollout SAP foi um exemplo de como a gestão eficiente e o alinhamento entre todos os stakeholders podem superar até mesmo os desafios mais complexos, como a localização Brasil e a integração de múltiplos sistemas satélites.
Com a finalização do projeto, a Samsonite deu continuidade ao suporte de suas operações no Brasil com o serviço de AMS (Application Management Services) da Escotta, garantindo que as futuras necessidades e ajustes do sistema SAP sejam atendidos de forma ágil e eficaz.

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