SAP GRC na prática: Como a Escotta Revolucionou as Devoluções da Boticário Com Impactos Positivos Imediatos

O DESAFIO

O grupo Boticário enfrentava um desafio significativo relacionado a devoluções de clientes em suas franquias. Com um processo desorganizado, o cliente se via com inúmeras devoluções indevidas, produtos avariados e, em alguns casos, até mesmo caixas vazias sendo recebidas nos armazéns.

Que, por sua vez, resultavam em diversos problemas para a empresa, como:

1. Perdas financeiras: O recebimento de caixas vazias nos armazéns indicava um desperdício significativo de recursos logísticos, exigindo esforços adicionais para lidar com devoluções injustificadas e gerenciamento inadequado dos produtos.

2. Impacto na qualidade dos produtos: A recepção de produtos avariados durante o processo de devolução comprometia a qualidade do estoque nas franquias. Isso não apenas prejudicava a experiência do cliente final, mas também afetava a reputação da marca, já que produtos danificados poderiam chegar às prateleiras das lojas.

3. Inconsistências em notas fiscais: Essa falta de organização no processo resultava em inconsistências nas notas fiscais associadas às devoluções, que, por sua vez, não apenas gerava complexidades adicionais na contabilidade, mas também podia levar a auditorias e penalidades fiscais, exacerbando os impactos financeiros negativos.
4. Insatisfação dos franqueados: A falta de uma solução estruturada para o processo de devolução também refletia na satisfação dos franqueados. A ausência de um sistema organizado para lidar com devoluções prejudicava a relação entre a matriz e as franquias, impactando negativamente a parceria.

Redução da eficiência operacional: A desordem no processo de devolução resultava em uma operação menos eficiente. O tempo e os recursos gastos para corrigir devoluções indevidas e lidar com notas fiscais inconsistentes estavam prejudicando a agilidade operacional da Boticário.

A SOLUÇÃO

Ciente dos desafios complexos enfrentados pela Boticário, a Escotta projetou uma solução  centrada na eficiência e na organização, sendo a implementação baseada no SAP GRC (Governance, Risk and Compliance) uma escolha estratégica fundamental para atender às necessidades específicas da empresa:

1. Automação de lançamento de notas fiscais: A principal pedra angular da solução foi a automação do lançamento de notas fiscais de devolução de clientes. A Escotta implementou um sistema robusto no SAP GRC, que possibilitou o processamento rápido e preciso de notas fiscais associadas às devoluções, reduzindo drasticamente o risco de erros humanos e inconsistências nas transações.

2. Criação de Blueprint detalhado: Antes mesmo do início da implementação, a Escotta adotou uma abordagem proativa, criando um blueprint detalhado. Esse documento serviu como um mapa preciso, identificando todos os pontos críticos da solução desde a fase de planejamento, permitindo uma execução mais suave e reduzindo o risco de surpresas durante o processo.

3. Faseamento da implementação: Dada a complexidade do landscape de sistemas da Boticário e a necessidade de envolvimento de outros parceiros, uma das estratégias da Escotta foi dividir o projeto em fases menores, entregando funcionalidades parciais e a realização de testes iterativos para minimar riscos operacionais e permitir ajustes contínuos. 

IMPACTO NO NEGÓCIO

A implementação da solução Escotta desencadeou um payback em curto prazo, impulsionando uma transformação substancial nas devoluções das franquias.

Em resumo, essa efetiva cobrança das avarias, estabelecendo responsabilidades claras para franquias ou transportadoras conforme a origem da devolução, não apenas simplificou o fluxo financeiro, mas também fortaleceu as práticas de responsabilidade, corrigindo problemas imediatos e estabelecendo um novo padrão de responsabilidade e eficiência nas operações de devolução da Boticário.