O processo de reembolso de despesas dos clientes nas empresas é um dos pontos em que mais ocorrem fraudes nos negócios. Por erro ou má-fé, os colaboradores podem exigir pagamentos que vão além do que eles realmente gastaram.
Para evitar situações como essa, é preciso que existam políticas de reembolso bem definidas. Também é interessante investir em tecnologias, como o app Espresso, que ajuda a fazer o controle dos comprovantes apresentados pelos funcionários.
Saiba quais são as 6 fraudes de reembolso mais comuns nas empresas
Pensando em ajudá-lo a se proteger das fraudes mais comuns no reembolso de funcionários, listamos as principais delas. A ideia é que você fique atento e investigue se isso acontece na sua organização. Siga conosco!
1. Despesas para fins pessoais
Uma das fraudes de reembolso mais comuns é a cobrança de despesas para fins pessoais.
É o que acontece quando os colaboradores usam o carro da empresa para trabalho, mas acabam utilizando o veículo para atividades particulares, como levar o filho na escola, fazer um passeio com a família etc.
2. Superfaturamento
O superfaturamento acontece quando o colaborador se aproveita da situação de reembolso e gasta além do que seria necessário.
Exemplo disso pode ser a escolha de hospedagem em um apartamento de luxo em um hotel, quando o combinado era optar por um quarto standard.
3. Extravio de comprovantes
É comum ainda o extravio proposital de comprovantes.
Nesse tipo de situação, o colaborador diz que perdeu a nota fiscal da compra realizada e informa um valor mais alto, para ganhar com o reembolso.
4. Despesas mascaradas
As despesas mascaradas são aquelas em que a nota fiscal apresenta um serviço ou produto, mas, na verdade, outra coisa foi adquirida.
É o caso, por exemplo, de uma compra de roupa ou objeto eletrônico em um hipermercado, em que poderia ter sido comprado alimentos para uma refeição.
5. Despesas infladas
As despesas infladas são aquelas em que houve consumo de algo permitido pela empresa, mas o valor é superfaturado.
Isso pode acontecer, por exemplo, quando alguém almoça em um restaurante e, ao pagar a conta, pede para o caixa colocar um valor mais alto na nota.
6. Reembolso duplicado
O reembolso duplicado pode acontecer de diversas formas, como quando duas pessoas diferentes usam o mesmo comprovante para solicitar pagamentos.
Também é comum o colaborador dizer que perdeu a nota fiscal e apresentar o canhoto do cartão de crédito. Depois, em outra situação, em que não houve gasto, mostra a nota que estava guardada desde então.
Entenda como o Espresso pode ajudar nas políticas de reembolso da empresa
O Espresso é um aplicativo que veio para simplificar o processo de solicitações de reembolso nas empresas. Ele tem um funcionamento simples: o colaborador fotografa a nota fiscal do produto ou serviço adquirido, preenche algumas informações breves e envia para o setor responsável pelo pagamento.
Para evitar fraudes, o aplicativo possibilita o cadastro de políticas e equipes, determinando um teto de gastos para cada categoria de colaborador. Um vendedor externo pode precisar gastar mais do que alguém que trabalha na sede da empresa, por exemplo.
Há ainda a opção de bloqueio para gastos extras. Pode ser definido um limite para determinadas despesas, para evitar o superfaturamento. O teto para um almoço pode ser R$ 30,00, a título de exemplo e se ultrapassar isso, o reembolso é bloqueado.
Para evitar o reembolso duplo, o app é programado para fazer a leitura individual de cada nota, considerando fatores como o valor e a data da solicitação. Há ainda a roteirização de deslocamentos, por meio de integração com o Google Maps, que identifica a quantidade de quilômetros rodados com veículos da empresa.
Recentemente também foi implantada a aprovação automática. Trata-se de uma funcionalidade que, quando ativada, permite que um relatório seja aprovado em todas as etapas quando estiver dentro dos parâmetros de política e de alertas anti-fraude.
As empresas que usam SAP também podem contar com uma integração nativa do Espresso no sistema. Por meio de um cockpit desenvolvido, é realizada uma checagem com o setor financeiro, que aprova os lançamentos. Assim, tudo pode ser controlado pelo ERP que a sua companhia já utiliza.
Conhecidas as fraudes mais comuns, no reembolso e como evitá-las, não perca mais tempo! Comece a utilizar o Espresso quanto antes.
Entre em contato conosco e converse com os nossos consultores! Estamos à disposição para ajudá-lo!
