Automação de Notas Fiscais de serviço via OCR

Publicado em
Por Gian Carvalho
Automação de Notas Fiscais de serviço via OCR

Entenda quais são os benefícios e como realizar essa funcionalidade no SAP

Se você acompanha os conteúdos publicados aqui no Blog da Escotta já deve saber que o SAP é uma ferramenta que permite ao cliente automatizar diversos processos relacionados às áreas contábil, financeira e fiscal, entre outras funcionalidades. Um desses processos que podem ser automatizados, poupando tempo da equipe e evitando erros, é a automação de Notas Ficais de Serviço (NFS-e) via OCR.

Mas como fazer isso?

Neste artigo, iremos explicar a você como é possível implantar essa facilidade em sua empresa e como a automação dessa atividade irá lhe ajudar a melhorar os resultados operacionais da equipe.

Para começar, vamos explicar detalhadamente como funciona a tecnologia OCR e como ela se aplica ao SAP. Vamos lá?

O que é o OCR?

OCR é a sigla em inglês do termo Optical Character Recognition, que em tradução livre significa reconhecimento óptico de caracteres. Trata-se de uma tecnologia que efetua o reconhecimento de caracteres a partir de uma imagem, de uma foto, por exemplo.

Por meio dessa tecnologia, o sistema identifica as informações presentes no arquivo de imagem e transforma-as em formato de texto, tornando esses dados pesquisáveis e possibilitando a organização dessas informações em tabelas, campos e bases de dados, entre outras estruturas.

É uma configuração relevante na ferramenta e que utiliza a inteligência artificial para fins de automação, cujo principal objetivo é principalmente reduzir atividades que demandem integração de documentos impressos ou digitação de informações

Como ocorre o uso da tecnologia OCR no SAP?

Como vimos, a tecnologia OCR faz a leitura artificial de dados de uma imagem. Sendo assim, é possível que o recebimento desses arquivos em formato de imagem (jpeg, gif, png etc.) ocorra através de e-mail, de integração de arquivo no sistema ou até mesmo por upload manual.

Ao receber esse arquivo, a OCR compara os caracteres presentes na imagem com sua base de dados, buscando similaridades entre as informações. Os caracteres identificados são agrupados, com base na sua localização na imagem, formando expressões e padrões.

Por exemplo, a partir da imagem de uma Nota Fiscal manual (de papel) enviada no SAP, o sistema irá reconhecer dados como valor, impostos, CNPJ etc. e irá, automaticamente, identificar essas informações para realizar o preenchimento automático do modelo de uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e).

O processo se torna quase que totalmente automatizado, sendo que o usuário só precisará ajustar manualmente o arquivo em casos de documentos com baixa qualidade (com resolução ruim) ou com informações não mapeadas pela ferramenta, ou seja, que ainda não foram cadastradas previamente.

Por que a automação via OCR é importante para a sua empresa?

Para responder a essa pergunta, imagine o dia a dia da sua empresa e analise mais ou menos quanto tempo é gasto para preenchimento manual de informações no sistema, ou até mesmo em planilhas, para calcular dados fiscais, como recolhimento de impostos.

Mesmo que o sistema já tenha algum tipo de automatização ou integração com os sistemas municipais de emissão de Nota Fiscal eletrônica, dos mais de 5.500 municípios no Brasil, a menor parte deles disponibiliza as notas de serviços em formato eletrônico ou, ainda, até mesmo os documentos impressos possuem formatos diferentes entre as prefeituras.

Essa falta de um arquivo padrão nacional dificulta os fluxos de automação, exigindo muito trabalho manual.

Com a OCR, essas informações são reconhecidas por nome do documento, podendo, assim, ser utilizadas para converter NFs de formatos diferentes, para um padrão único, permitindo os fluxos de automação.

Para entender mais sobre automação de NFS-e, veja o artigo que publicamos em nosso Blog:
Como a Escotta soluciona a automação de NFSE de uma vez por todas.

Como fazer a automação via OCR no SAP?

Primeiramente, é preciso entender que o SAP é um sistema que necessita de algumas configurações e integrações para que certas funcionalidades sejam utilizadas, como é o caso da OCR.

Dessa forma, a Escotta, consultoria especializada em SAP, realiza todo esse processo de implementação e integração para os clientes e auxilia no processo de alimentação do banco de dados para reconhecimento automático das informações necessárias para cada atividade fiscal/contábil da empresa.

No caso da OCR, o time de especialistas Escotta disponibiliza a ferramenta SaaS, que permite a utilização da tecnologia. Dessa forma, realiza uma integração nativa com outras funcionalidades SAP, que pode ser a NF-e Inbound GRC ou eDocument Cockpit, para automação de validação e lançamento de notas de serviços.

Depois da configuração feita, observe o passo a passo para geração do modelo padrão de NFS-e no sistema.

1 – Realizar o upload do documento (arquivo em formato de imagem), que pode ocorrer através de vários canais (manual ou via e-mail):

2 – Realizar o mapeamento automático dos campos da imagem com as informações necessárias para lançamento da NFS-e (intervenção manual somente se necessário):

Por que a automação via OCR é a melhor opção?

Ao finalizar a leitura deste artigo, deve ter ficado muito evidente que automatizar processos operacionais deixou de ser um “artigo de luxo” para se tornar uma realidade do mercado. Perde-se muito tempo de trabalho da equipe com atividades que poderiam facilmente ser realizadas por sistemas automatizados, otimizando esse tempo para realização de tarefas estratégicas para o negócio.

Mesmo que você já utilize algum sistema automatizado, como vimos, não há como aumentar a produtividade de lançamento de notas de serviços somente com uma solução (integrando com a prefeitura, por exemplo), pois a obsolescência é rápida e as mudanças são constantes.

Além disso, a OCR é fundamental por permitir a automação em cenários nos quais não há como fugir do “papel”, as famigeradas NFs impressas e de preenchimento manual.

É por isso que a Escotta oferece a seus clientes uma solução dinâmica (o SaaS), externa ao SAP.

Conheça os serviços Escotta

Gostou dessa novidade? Além dela, a Escotta possui diversas soluções ideais para integrar com a ferramentas standard do SAP, padronizando ainda mais o recebimento fiscal e outros processos da sua empresa.

Fale com um de nossos especialistas para conhecer o trabalho da Escotta e descobrir mais processos automatizados que o SAP oferece.

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