Há processos simples do dia a dia do setor financeiro de uma empresa que, apesar de comuns e rotineiros, consomem um tempo considerável de trabalho quando feitos de forma manual, como os pagamentos à fornecedores, tributos, concessionárias e cobrança de clientes. Agilizar esses processos é essencial para garantir eficiência no setor, destinando o tempo dedicado a questões operacionais para funções mais analíticas. Assim, pode-se direcionar esforços para assuntos que sejam mais urgentes ou que promovam melhorias e otimizações para a organização no setor financeiro. A automatização é uma das principais opções para melhorar esses processos. Continue lendo este post e saiba mais sobre os métodos para fazer pagamentos e cobranças, como isso pode ser automatizado, os benefícios que ela pode trazer e a importância da consultoria nesses processos.
Os métodos para realização de pagamentos
Há diversas formas para pagar fornecedores, tributos e concessionárias. Entre as mais comuns e utilizadas, principalmente por grandes organizações, estão:
- Transferências para o mesmo banco;
- DOC;
- TED;
- boletos bancários.
Há também a opção de pagamento de impostos por meio de DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), um documento emitido pelo Ministério da Fazenda e Secretaria da Receita Federal para a arrecadação de tributos que estejam relacionados com esses dois órgãos.
Os métodos para realização de recebimentos
A forma mais comum de cobrança para recebimento de clientes é via a emissão/remessa de boletos registrados. Isso é devido a facilidade que esse processo agrega a área financeira no momento de conciliar os recebimentos dos clientes. Os recebimentos podem ser efetuados via transferências, DOC, TED, mas normalmente o pagamento nessas modalidades são alinhadas previamente entre cliente e a empresa.
Conheça um pouco mais sobre cada um desses métodos.
Transferências para o mesmo banco
As transferências realizadas entre contas de um mesmo banco têm a vantagem da não incidência de tarifas, independentemente do valor.
DOC
O DOC (Documento de Crédito) é uma forma de transferência entre bancos diferentes. Seu valor máximo é de R$ 4.999,99 por transação. Além disso, outra peculiaridade é que a compensação não é imediata, ou seja, necessita de um prazo para que o dinheiro seja debitado na conta. Mas o prazo máximo para a disponibilização do valor é de um dia útil, desde que respeitado o prazo mínimo de cada empresa bancária.
TED
O TED (Transferência Eletrônica Disponível) difere do DOC por dois fatores. O primeiro é, como o próprio nome sugere, a disponibilidade imediata da quantia, caso seja efetuado até às 16:59 em dias úteis. Outra distinção é que ele não tem valor máximo para a transação.
DARF
O DARF é utilizado como instrumento de cobrança por parte da Receita Federal e se divide em simples (que não é mais tão utilizado desde a Lei do Simples Nacional) e o comum. Normalmente são emitidas, nessa modalidade, guias de pagamento do PIS, de Imposto de Importação e do Imposto de Renda.
Boletos bancários
Emitidos por fornecedores e concessionárias, seu pagamento é realizado via registro de código de barras, com a possibilidade de pagamento direto na conta-corrente, por meio de Internet Banking ou com dinheiro em espécie, em lotéricas, agências e correspondentes bancários.
Também estão inclusos nesse rol os boletos diferenciados para o pagamento das concessionárias prestadoras de serviços como água, energia, telefone, gás, entre outras. Nesse caso, eles têm um layout que se distingue do boleto bancário normal de fornecedores. Nessa modalidade, sempre há uma guia com código de barras e linhas digitáveis para preenchimento em sistemas de pagamento online de bancos.
Automatização de pagamentos e cobranças
Todo mês, há emissão de cobranças contra clientes, pagamentos de contas de fornecedores, concessionárias relacionadas à infraestrutura da empresa, bem como o pagamento de tributos de forma recorrente. Por isso, esse serviço é uma rotina comum nas organizações — e, muitas vezes, é realizado de forma manual.
Mesmo que seja utilizado um sistema ERP para o controle das despesas e recebíveis, a falta de integração com os bancos torna necessária a ação de analista financeiro. Isso ocorre independente do método escolhido, seja por meio de boleto, TED, DOC, DARF, entre outros.
Porém, sistemas de ERP otimizados contam com uma função que possibilita a geração de remessas de pagamentos e cobrança. E seu funcionamento é bem simples.
Por exemplo, há 10 títulos a serem pagos. Em vez de digitar os dados um por um e conferir se cada um deles foi, de fato, computado, uma função no sistema permite que você envie um arquivo de remessa de pagamentos e ele mesmo faça isso de forma automatizada.
E não precisa se preocupar. Caso seja necessário utilizar modalidades diferentes de pagamento, é possível enviar todos na mesma remessa. Seguindo o caso citado anteriormente, você pode enviar os 10 títulos a serem pagos em conjunto com DOC, TED, pagamento de boletos, entre outros. Basta enviar o arquivo no sistema.
Com isso, em vez de realizar um pagamento por vez, pode-se processar 10, 20, 30 por dia em uma única remessa. E da mesma forma, ocorre com as cobranças, as empresas não necessitam gerar as cobranças uma a uma, e sim, gerar remessas de cobranças de diferentes clientes e encaminhadas de uma única vez para a programação nos bancos.
Principais benefícios da automatização
Essa automação dos processos de cobrança, pagamentos de fornecedores, dos tributos e pagamentos de concessionárias pode trazer uma série de benefícios para a empresa, tais como:
- Ganho em eficiência operacional, principalmente para organizações de grande porte;
- Redução de custos ao liberar funcionários que realizavam essa tarefa operacional para outras funções, otimizando outros processos;
- Agilidade nos processos de pagamento e cobrança;
- Maior governança das operações, já que diminuem as chances de manipulação de informações e fraudes.
A consultoria como facilitadora desses processos
Se a sua empresa implementa projetos SAP, é essencial que ela conte com um serviço de consultoria para aplicá-los devidamente e fazer com que a automação seja realizada com qualidade, sem surpresas ruins.
Boas consultorias têm um atendimento dedicado à satisfação do cliente, de forma a garantir que ele tenha toda a funcionalidade disponível quando necessário. Qualquer tipo de problema pode ser resolvido prontamente, sem burocracia, com velocidade de entrega das propostas (no máximo 5 dias úteis) e um preço justo por essa dedicação e atenção ao cliente.
Além disso, ela auxilia na implementação de qualidade de tecnologias móveis em seus projetos SAP e amplia as potencialidades dos seus projetos tradicionais, aproveitando os investimentos já aprovados.
Ou seja, com a consultoria, você poderá explorar todo o potencial disponível sem a necessidade de despender valores exorbitantes para a atualização e complementação, além de, com ela, conseguir melhor custo-benefício em suas ações diárias.
Interessante, não é mesmo? Se você deseja saber como potencializar não só os processos de cobrança, pagamentos de fornecedores, tributos e concessionárias, mas também otimizar os seus projetos SAP, entre em contato com a Escotta e saiba mais sobre nosso serviço de consultoria.
