O compliance fiscal é um assunto que interessa muito às organizações. Isso porque é necessário estar sempre com as obrigações contábeis em dia, para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores.
Todas as empresas brasileiras estão inseridas em um cenário em que é preciso encarar diversas normas e legislações relacionadas à tributação. Isso exige um certo trabalho, tendo em vista que o Brasil é um dos países que têm o sistema fiscal mais complexo do mundo.
A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar as empresas a desenvolver estratégias de compliance fiscal mais eficientes. Explicaremos como, neste artigo. Acompanhe!
O conceito de compliance fiscal
A palavra compliance vem da língua inglesa, tendo origem no verbo “to comply”, que pode ser traduzido para o nosso idioma como “cumprir” uma norma. O termo se tornou muito conhecido no meio empresarial e serve para nominar as boas práticas necessárias para melhorar determinados processos.
No caso do compliance fiscal, portanto, estamos nos referindo aos cuidados que são tidos para que as obrigações fiscais das empresas, como o pagamento de impostos, seja feito corretamente. Assim, se evitam multas e punições, que podem afetar o caixa e a reputação da companhia.
Formas como a tecnologia pode ajudar a implementar o compliance fiscal
A tecnologia pode ajudar a sua empresa a implementar e controlar o compliance fiscal. Isso pode ser feito em vários sentidos. Observe, a seguir!
Integração do sistema fiscal com o SAP
O sistema fiscal da empresa pode ser integrado com o SAP, garantindo que os trabalhos sejam realizados de forma autônoma e cíclica, como uma engrenagem.
Quando o setor de vendas emite uma nota, por exemplo, ela já dá entrada no sistema e tem a tributação calculada, tudo de forma autônoma e prática. Também podem ser definidos workflows de trabalho, fazendo com que nenhuma etapa dos processos seja esquecida.
Controle de prazos
Sempre que os prazos para pagamentos de tributos estejam próximos ao vencimento, o SAP notifica os responsáveis pela contabilidade. De tal maneira, se evita o esquecimento de pagar impostos diretos ou indiretos.
Vale lembrar que, se não pagar os impostos corretamente, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal e ter que arcar com multas altíssimas, além de outras penalidades graves.
Otimização de apurações
A cada período determinado, as empresas precisam fazer apurações fiscais, como para entrega do relatório de Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ).
A tecnologia possibilita que esse trabalho seja otimizado, sendo mais fácil de ser realizado e também com agilidade, para que os relatórios possam ser entregues dentro do prazo. Isso evita complicações com os órgãos fiscalizadores.
Integração das notas
A integração das notas deixa o processo transparente para o usuário, com tudo muito claro e os impostos detalhados. Não é necessário fazer a inserção individual, o que geralmente demanda muito tempo para ser realizado.
Benefícios do uso da tecnologia no compliance fiscal para as empresas
As boas práticas de compliance fiscal, com o uso da tecnologia, geram diversos benefícios para as empresas. Desenvolvemos uma lista com os principais. Veja!
Trabalho otimizado
As apurações dos impostos ficam muito mais claras para os empresários ou gestores das empresas.
Isso faz com que se possa ter uma compreensão maior sobre os processos fiscais, principalmente para quem não tem formação nas áreas de economia e contabilidade.
Gestão de fluxo de caixa
A aplicação da tecnologia no compliance fiscal também possibilita que se tenha um melhor fluxo de caixa na empresa.
É possível saber o quanto se deve pagar de imposto e quanto dinheiro se terá em caixa em determinada data do mês, por exemplo.
Redução de erros
Quando o sistema financeiro é integrado ao SAP, tudo é feito automaticamente, sem a necessidade de alterações manuais. Logo, se evitam erros humanos que podem causar falhas graves para as apurações fiscais.
Se apenas um número for digitado incorretamente, por exemplo, uma grande alteração nos valores pode ocorrer. Isso faz com que a empresa precise pagar mais ou menos imposto, tendo prejuízo e tendo que responder legalmente pela falha.
Processo de auditoria facilitado
É comum que as empresas façam auditorias ou que sejam auditadas por autoridades fiscais, que verificam, periodicamente, se tudo está em conformidade nas organizações.
Com a adoção da tecnologia no compliance fiscal, esses processos de auditoria são facilitados, uma vez que as informações estarão sempre ali, disponíveis para serem visualizadas sempre que for necessário.
Construção de uma imagem positiva no mercado
Quando uma empresa comete erros e não paga impostos, não é penalizada apenas em valor monetário. Se a informação vaza e é publicada em jornais e portais de notícias, por exemplo, os prejuízos em imagem são grandes.
As pessoas poderão pensar que a organização sonega impostos e comete ilegalidades. Esse dano de imagem pode afastar clientes, que poderão deixar de comprar dessa companhia e buscar os serviços da concorrência.
Padronização de processos internos
Com a integração do sistema financeiro no SAP, os processos de compliance fiscal serão padronizados. Não acontecerá de um funcionário trabalhar de uma forma, deixar de trabalhar na empresa e o substituto não conhecer a sua metodologia, por exemplo.
Tudo será feito seguindo um padrão, já testado e aprovado, de modo que o trabalho é facilitado e as atividades são conduzidas sempre da mesma maneira.
A tecnologia pode ajudar muito as empresas a terem medidas de compliance fiscal mais eficientes. Agora você já sabe como isso é relevante para o seu negócio!
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