Com a busca constante por ganhos na eficiência dos processos, muitas empresas passaram a trabalhar com o recebimento de XML automatizado, prática que contribui, de maneira significativa, para que as transações com os fornecedores passem a ser mais rápidas, confiáveis e efetivas.
Ficou interessado em entender como exatamente isso acontece? Continue a leitura!
Qual é a relação entre os arquivos XML e as notas fiscais?
Como a nota fiscal eletrônica (NF-e) passou a ser obrigatória em todo o território nacional para grande parte das empresas, os fornecedores de insumos estão tendo que adaptar seus processos para que haja a transmissão adequada dos arquivos aos seus clientes.
Nesse contexto, por conta dos arquivos XML serem os responsáveis por congregar todas as informações contidas nas NF-e, eles passaram a ser cada vez mais estudados por empresas que têm como intuito otimizar seus processos e, consequentemente, aumentar seus lucros.
A relação existente, portanto, é a de que o documento oficial da nota fiscal eletrônica é o arquivo XML — e não, como muitos pensam, o DANFE, que é apenas um documento auxiliar. Esse equívoco se dá sobretudo pelo DANFE ser o documento impresso que vemos representar a nota fiscal, o que costuma confundir os consumidores.
Abaixo, abordaremos de que forma a automatização no recebimento de arquivos XML tem beneficiado as empresas. Confira!
Como a automatização contribui nesse contexto?
Toda vez que sua empresa emite uma NF-e, ela deve ser validada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), que averigua se a nota foi feita de forma correta.
Depois desse procedimento, a responsabilidade de conferir as informações da nota em relação à transação é da empresa compradora, — que deve verificar os preços, impostos, quantidades, datas etc. Em um cenário em que milhares de notas são emitidas todas os meses, a chance de ocorrerem erros e inconsistências é extremamente alta.
Exatamente por isso, é de suma importância implementar um recebimento fiscal mais inteligente, automatizado e seguro, o que é possibilitado pela utilização, como base, do XML da nota fiscal emitida e do pedido de compra que originou a operação.
Dessa forma, o emprego de soluções inteligentes acaba reduzindo o número de erros, remanejando os colaboradores para funções analíticas e diminuindo a demora na recepção.
Antigamente, para que os colaboradores verificassem, no processo de recepção de mercadorias em sua empresa, se as notas fiscais eletrônicas haviam sido emitidas de forma incorreta, era necessário que realizassem uma conferência minuciosa de diversos pontos.
Se determinado caminhão chegasse com 50 itens, por exemplo, os colaboradores responsáveis pela recepção tinham que entrar no sistema, checar um a um, procurar qual era o pedido, conferir se as informações de imposto estavam calculadas de forma correta, entre outros detalhes que poderiam perfeitamente passar despercebidos.
Automatização
A automatização na recepção da nota, por sua vez, passou a permitir que a checagem das informações contidas nos arquivos XML seja feita antes mesmo que o caminhão saia do fornecedor. Assim, as empresas podem analisar de uma só vez qual foi o pedido realizado, como os impostos foram colocados na nota e ter, de uma forma mais ampla, um melhor alinhamento entre as informações.
Nesse caso, os colaboradores encarregados pelo recebimento das mercadorias devem apenas conferir as notas, checar se os produtos recebidos estão em bom estado e averiguar se a mercadoria condiz com a quantidade deduzida na nota.
Em suma, com a automatização do recebimento de mercadorias, qualquer eventual problema pode ser resolvido de forma antecipada. Não mais no momento da chegada do caminhão na portaria. O que otimiza significativamente as operações e melhora a relação construída com os fornecedores.
Ciência da operação
É importante ressaltar que, com a criação das NF-e, a Sefaz instituiu alguns eventos, como o de ciência da operação. Esse processo nada mais é do que um meio de o destinatário da transação indicar que está ciente das notas fiscais emitidas pelo fornecedor.
Assim, a partir do momento em que um fornecedor emite uma nota para sua empresa, você já tem condições de saber o que consta na nota emitida, podendo tanto aprová-la quanto reprová-la.
Quais são os principais benefícios de tornar o recebimento de XML automatizado?
Como já pudemos observar acima, quando o recebimento de arquivos XML é automatizado por soluções inteligentes, as empresas passam a se valer de muitas vantagens — fator que contribui para o seu desenvolvimento.
Abaixo, listamos os três principais benefícios de automatizar a recepção de XML. Confira:
Aumento da produtividade
A primeira dessas vantagens é o aumento da produtividade. Com a automação dos processos na área de recebimento, há uma redução drástica de atividades manuais para conferir os dados das notas fiscais e dos pedidos de compra, uma vez que todas essas etapas do processo já foram previamente executadas.
Assim, pode-se reduzir a quantidade de colaboradores envolvidos no processo de recebimento de mercadores. Além de empregar profissionais em outras áreas mais analíticas, ação que aumenta a produtividade inclusive em outros setores da empresa.
Reorganização das equipes
Com a automatização, uma via interessante é criar um núcleo de operações com apenas alguns profissionais capacitados na checagem de notas fiscais. Assim, a melhor organização das equipes faz com que não seja mais necessária. Por exemplo, a atuação de profissionais com conhecimento fiscal em várias unidades da empresa.
Pode-se congregar alguns deles em apenas uma central, que fica sendo responsável por validar as notas e desempenhar funções correlatas. Todos os problemas fiscais seriam identificados no momento da emissão da nota e, com isso, poderiam ser tratados antecipadamente pela central. Enquanto isso, as equipes das unidades estariam focadas apenas no recebimento físico.
Redução de custos
Os dois benefícios citados acima acarretam, consequentemente, na redução de custos. Dependendo do porte da empresa, a otimização no paradigma funcional pode ser um passo fundamental para alcançar o sucesso de maneira ainda mais rápida.
A automatização, de modo geral, atende quaisquer tipos de empresas que compram insumos e trabalhem com a nota fiscal eletrônica. Dessa forma, pode ser útil para as indústrias têxtil, alimentícia, entre diversas outras.
Quais são os principais riscos de não automatizar o recebimento de XML?
De modo geral, caso sua empresa não conte com um processo de automatização que confira uma análise prévia do arquivo XML, corre-se o risco de determinada mercadoria chegar e o transportador estar com a nota fiscal errada. Isso acaba gerando prejuízos operacionais e financeiros imensos para você.
Assim, tanto em casos em que você assuma o risco fiscal da nota errada quanto em situações em que você requisita uma nova nota fiscal do fornecedor, sua empresa acaba sendo prejudicada. A não automatização aumenta as chances de sua empresa ser multada e contar com imprevistos dispendiosos em seu processo operacional.
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