Sem dúvidas, os dias mais agitados para as áreas contábil e custos são os que correspondem ao período de fechamento mensal. É nele em que todas as atividades operacionais da empresa são convertidas em valores monetários, que serão consolidados e apresentados como resultado financeiro. Estas atividades operacionais englobam funções diárias executadas pelas mais diversas áreas da companhia, desde operações chão de fábrica até as de alta diretoria.
Como o sistema SAP ERP é totalmente integrado, qualquer erro na execução destas atividades pode impactar diretamente o tempo de processamento do fechamento mensal e a qualidade dos dados gerados por ele. E como antecipar a identificação destes erros e garantir um fechamento rápido e confiável? A resposta é simples: tecnologia aliada a gestão de processo. A parte tecnológica está naturalmente ligada às funcionalidades SAP, enquanto a gestão de processos está ligada às ações que a área contábil e de custos devem tomar para calendarizar e organizar o processo de encerramento de período:
Conscientização:
A primeira e mais importante ação é a de conscientização de todas as áreas da companhia. Muitas delas realizam operações que geram movimentações contábeis automáticas e nem sequer tem o conhecimento disto. Mostre os documentos contábeis gerados por cada operação e instigue todos a analisar as consequências de suas ações.
Definição de Prazos e Responsáveis:
Não existe um fechamento mensal de sucesso sem que os prazos sejam rigorosamente cumpridos. Muitas companhias definem prazos apenas dentro da área financeira, entretanto eles devem ser estendidos a todos que impactam o fechamento. A área de recebimentos deve ter um prazo para entrada de materiais e lançamento de notas fiscais, pois isto irá impactar a valorização do estoque e o pagamento dos fornecedores. A produção deve ter um prazo para efetuar todos os apontamentos, pois isto afetará diretamente a formação dos custos de produção. A área de faturamento deve ter um prazo para faturar todas as remessas criadas pela área de expedição, pois isto irá impactar o reconhecimento de custos e a geração de receita. Estes são apenas alguns exemplos, mas a lista de operações que impactam o fechamento é extensa e varia em cada empresa. O ideal é que área financeira faça o mapeamento delas, defina responsabilidades e efetue um follow-up.
Antecipação da Identificação de Erros:
Muitas operações realizadas durante o período de fechamento, como rateios e liquidações de custos de produção, podem ser executadas em modo teste no SAP ERP. Estas validações podem ser realizadas semanalmente ou até diariamente para identificação antecipada de possíveis erros. Com isto, é possível corrigir rapidamente as inconsistências nos processos, sem deixar todo o trabalho para os dias que antecedem a virada do mês.
Estas são apenas algumas sugestões de como iniciar um processo de fechamento proativo. À medida que ele é implementado, novas atividades vão surgindo, de acordo com as operações e necessidades de cada companhia. Como isto, a redução do tempo de processamento e o aumento da qualidade dos dados gerados virão naturalmente.
