Por mais que muitas empresas trabalhem com o sistema SAP, é bastante comum que algumas delas não se aproveitem de importantes funcionalidades que esse software oferece. Diante disso, é imprescindível que alguns cuidados sejam tomados para que haja, de fato, um projeto SAP de qualidade.
Ficou curioso para saber como fazer isso em sua empresa? Continue a leitura e entenda de que forma é possível aproveitar ao máximo os benefícios do SAP!
Quais são os prejuízos de não contar com um projeto SAP de qualidade?
Quando o sistema SAP passa a ser utilizado, a principal dificuldade apresentada pelas empresas é a Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO). Ela diz respeito à preparação da cultura organizacional para que a instituição trabalhe da melhor forma possível com o novo sistema ERP e obtenha, dessa maneira, os mais diversos benefícios.
Se por um lado, anteriormente, o gestor tinha um determinado botão que fazia muitas ações, é possível que, com o SAP, não haja mais esse botão, pois o sistema requer que o profissional enxergue o que está acontecendo naquele momento. Por outro lado, em tarefas em que era necessária a validação de 10 pessoas, pode ser que não seja mais preciso.
Desse modo, um grande desafio é adequar a mentalidade dos colaboradores da empresa para que eles recebam o SAP da melhor forma possível. Caso um projeto desse tipo conte com uma gestão falha, os principais prejuízos que costumam ser gerados são os seguintes:
- os usuários passam a não acreditar na solução, o que acarreta perda da credibilidade do projeto;
- as funcionalidades acabam sendo esquecidas e o foco fica apenas em não ter problemas com o projeto;
- acaba havendo uma competição entre fornecedor e cliente em relação às definições de escopo;
- normalmente, as entregas realizadas têm mais chance de não cumprir as expectativas dos clientes.
E os principais benefícios?
Quando um projeto SAP é gerido de forma eficiente, uma importante mudança observada é que os colaboradores das empresas passam a ter um perfil mais analítico, perdendo menos tempo com ações meramente operacionais.
Além disso, confira abaixo alguns importantes benefícios que podem ser destacados:
- Melhorias na comunicação: os colaboradores ficam com as informações mais alinhadas;
- Escalabilidade: com um projeto SAP de qualidade, pode-se fazer muito mais com menos, já que se reduz o gasto com as atividades;
- Aumento da competitividade: quando os processos se tornam mais eficientes, as empresas passam a ser mais competitivas perante o mercado;
- Simplicidade: por mais que algumas ações sejam automatizadas e isso pareça ser algo complexo, pode haver bastante clareza na disposição das informações no SAP;
- Diminuição de custos: as despesas com a realização dos processos diminuem;
- Controle de dados: a gestão dos dados fica mais fácil e propicia uma maior inteligência estratégica das empresas.
Quem são os responsáveis por um projeto SAP?
Geralmente, os principais responsáveis são o gerente de projetos de uma consultoria, que trabalha junto ao cliente, e também o Key User, que é um colaborador escolhido por ter um bom conhecimento sobre os processos da empresa. Entenda melhor sobre eles:
Gerente de projetos
O gerente de projetos da consultoria é aquele que trabalha junto ao cliente na estratégia do projeto. Para tanto, é importante que ele tenha empatia em relação aos colaboradores, busque entender as dificuldades — seja de infraestrutura, conhecimento etc. — e alie sua experiência à dos profissionais presentes na organização.
Por meio das informações compiladas por ele, é possível finalmente complementar os métodos já disponíveis e atender às necessidades do cliente. Vale destacar que um bom gerente de projetos não é aquele que fica preso às metodologias, mas o que cria soluções com base nelas e também nas especificidades de cada cliente. Se o foco é a satisfação do cliente em primeiro lugar, a busca deve ser sempre pela melhor solução para ele.
Além disso, vale destacar que, se o seu projeto tem como protagonista e herói o gerente de projetos, você está com sérios problemas. É fato que esse profissional tem um papel fundamental na preparação do projeto, porém, é necessário que todos os cuidados sejam tomados para que, depois de planejada e definida toda a estratégia, o gerente passe a ser um mero coadjuvante, deixando que os colaboradores tenham autonomia para executarem seus trabalhos.
Key User
Por mais que os representantes das consultorias tenham experiência e conheçam as melhores práticas, o Key User é aquele que sabe, de fato, como funcionam os processos da empresa. Dessa forma, ele é fundamental para o sucesso do projeto SAP.
As empresas que costumam ter mais sucesso são as que escolhem Key Users que contribuem efetivamente com o projeto. Normalmente, eles são profissionais de operações, que acabam conhecendo muitos processos e apreendendo algumas de suas minúcias.
Mas, afinal, como ter um projeto SAP de qualidade?
Geralmente, os projetos são divididos nas seguintes fases:
- Preparação inicial;
- Blueprint;
- Realização (composta de configurações e desenvolvimentos);
- Testes integrados;
- Cutover e Go-live.
Na parte de realização, a maioria das consultorias SAP contratadas se preocupa muito com a etapa de configuração e desenvolvimento, fator que faz com que, por falta de planejamento e incompetência técnica, esse estágio deixe de lado os testes integrados.
No entanto, isso pode ser extremamente danoso, já que os testes são feitos de maneira a sempre se certificar de que o projeto está seguindo o caminho adequado. Se as consultorias os ignoram para terminarem os serviços mais rápido e mascaram os problemas, o fracasso é praticamente certo.
Vale lembrar que um teste bem-sucedido é aquele que encontra problemas, e não o que passa uma falsa ideia de perfeição. Assim, os pontos críticos podem ser identificados antes que cheguem ao ambiente produtivo e passem a prejudicá-lo.
Um dos principais diferenciais da Escotta diz respeito, justamente, à realização de testes altamente complexos, de modo a ter certeza e garantia de que o projeto está sendo gerido com qualidade.
Para tanto, o time da Escotta tem muita experiência e conta com uma visão bastante ampla dos cenários. Por esse fato, a consultoria está sempre “two steps ahead”, já que seu conhecimento faz com que ela auxilie os clientes quanto às melhores formas de trabalhar, realizando as ações de maneira dinâmica e lançando mão das melhores práticas do mercado.
Com um enfoque muito grande no cliente, a Escotta é uma consultoria que sabe exatamente como o SAP funciona e, por conta disso, consegue fazer prospecções extremamente completas sobre como ele pode ser efetivo para cada caso. Isso acarreta velocidade na entrega de projetos, ao mesmo tempo que traz efetividade na tomada de decisões.
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