Redução de custos nos projetos em 9 simples passos

Aumento da eficiência e redução de custos: esses são os dois principais objetivos almejados pelas empresas quando se trata de investimentos em softwares de gestão empresarial. Nesse contexto estão os projetos SAP, sejam eles implementações ou melhorias em ambientes já existentes.

O pensamento geral das companhias é de que a redução de custos vai acontecer como consequência do aumento da eficiência. Em muitos casos isso é verdade, mas visível apenas no longo prazo, após a finalização do projeto e a estabilização dos processos.

Muitos não visualizam que é possível obter redução de custos já no início do projeto, na fase de planejamento. Com algumas ações, é possível controlar os custos do projeto, gerenciar os recursos mais efetivamente e colher um melhor retorno sobre o investimento aplicado.

Continue a leitura deste artigo e veja algumas sugestões a serem levadas em consideração para um bom planejamento, a fim de reduzir gastos sem comprometer a eficiência do negócio.

1. Gerencie o seu orçamento

Manter um controle eficiente das suas finanças é essencial para verificar até que ponto deve-se cortar gastos, e a melhor forma de começar é compreender qual verba está disponível para os projetos.

Defina um orçamento antes do início dos trabalhos — com base nos valores que podem ser destinados para a execução deles sem comprometer os demais setores — e também um valor mínimo que não coloque em risco a qualidade do projeto a ser implementado.

Acompanhe os custos realizados ao decorrer da execução e compare com o seu orçamento original. Por meio dessas análises será possível saber onde você pode investir mais recursos e onde é necessário segurá-los. A gestão orçamentária é uma das ferramentas mais antigas e eficientes para o controle de custos. Comece pelo básico.

Veja a gestão do orçamento como uma estratégia, ou seja, de forma inteligente. É importante pensar nos seguintes pontos:

  • nos objetivos do projeto e quais são os requisitos necessários para seu cumprimento;
  • em cronogramas no curto e no longo prazo, a fim de definir se será necessário aumentar o investimento em determinado período;
  • em quais são os pontos realmente necessários e quais são supérfluos — que podem ser retirados caso seja necessário pegar mais firme na redução de custos;
  • em uma análise real e objetiva do projeto, a fim de verificar o custo-benefício de cada item necessário.

2. Escolha as pessoas certas

redução de custos está diretamente ligada à eficiência na execução dos processos realizados na empresa — e isso só é conquistado por meio de uma equipe eficiente.

Os projetos SAP definirão os processos futuros do negócio, e por isso requerem alto nível de conhecimento e dedicação. Para evitar horas extra desnecessárias, atrasos de cronograma e retrabalhos, escolha os melhores profissionais e reserve o tempo que for necessário para a execução dos trabalhos.

Algumas dicas para avaliar quais são os melhores colaboradores para participar da equipe são:

  • verifique o currículo, analisando os cursos e as certificações obtidas, de forma a ter no seu time aqueles que apresentam mais conhecimento para atuar com projetos SAP;
  • analise os índices de produtividade individualmente;
  • confira quais são os funcionários que lidam melhor com trabalhos em equipe, já que essa é uma parte fundamental do processo;
  • tenha pelo menos uma pessoa com perfil de liderança no time, que saberá conduzir os processos no setor.

Quanto melhor e mais entrosada for a equipe, melhor será a produtividade, reduzindo o tempo de execução das tarefas e conquistando um custo-benefício mais favorável.

3. Priorize necessidades e não desejos

Imagine o seguinte cenário: você tem a necessidade de adquirir um veículo para se locomover até o seu trabalho. Chegando na concessionária, o vendedor informa que o carro com todos opcionais que você deseja só será entregue por meio de encomenda da fábrica, o que poderá levar mais de 6 meses.

Ele oferece um carro disponível para pronta entrega, que atende às suas necessidades e está dentro do seu orçamento. Qual seria a sua escolha? Continuar sem carro por 6 meses e atender ao seu desejo ou atender à sua necessidade imediata?

Podemos trazer essa realidade para os projetos SAP. Durante a distribuição dos recursos, priorize atender às prioridades, deixando os desejos para um segundo plano. Um relatório poderá ser gerado manualmente em Excel, mas o pagamento de uma fatura não poderá atrasar, pois juros serão aplicados.

4. Tenha apoio do corpo executivo

Os gestores de uma empresa devem estar atentos a todos os processos que ocorrem na organização. Portanto, toda mudança — principalmente aquelas que envolvem investimentos no setor — devem ser devidamente comunicadas.

O apoio do corpo executivo da companhia é essencial. Mantenha sempre esses profissionais atualizados sobre o avanço físico e financeiro do projeto. Eles serão os provedores do suporte financeiro e responsáveis pelas decisões mais importantes.

Portanto, não só comunique a necessidade dos investimentos nos projetos SAP, mas também envie periodicamente relatórios e agende reuniões de alinhamento, de forma a demonstrar que a solicitação trouxe, de fato, benefícios para a organização que eles gerenciam.

5. Realize o treinamento da sua equipe

Mesmo que escolha o melhor time, com as melhores capacitações, é essencial realizar o treinamento constante dessas pessoas. Isso acontece porque, principalmente no setor financeiro, há mudanças significativas constantes que ajudam a otimizar os processos.

Por exemplo: anteriormente as tarefas eram todas realizadas de forma manual. Aos poucos foram inseridas automações como planilhas no Excel e o uso de softwares de gestão e automação.

Os funcionários que tinham um vasto conhecimento analítico encontraram dificuldades com as mudanças tecnológicas, a fim de entenderem o funcionamento dessas novas ferramentas no seu trabalho. Dessa forma, um treinamento consistente permite preencher essa lacuna.

Por isso, para continuar otimizando o setor e realizar a redução de custos nos processos, treine sua equipe para lidar com as inovações, principalmente no que concerne aos projetos SAP.

6. Automatize processos

A automatização é essencial para a redução de custos de qualquer empresa — e nesse setor não é diferente. Ao implementar um conjunto de softwares, como ERP, HANA, Portal, BusinessObjects e SuccessFactors, você conseguirá ter resultados mais expressivos com uma redução no tempo de realização das tarefas que antes eram feitas de forma manual.

Além disso, reduz-se o risco de erros humanos no processo, já que os algoritmos fazem tudo automaticamente, permitindo o deslocamento de esforços para outras funções. Por fim, a redução de custos ocorre na possibilidade de diminuir o quadro de funcionários do setor, já que muitas das tarefas podem ser realizadas automaticamente pelo sistema, sem a necessidade de um funcionário específico designado para a função.

7. Engaje seus colaboradores no processo de redução de custos

A redução de custos só é possível quando todos os responsáveis pelo setor estão dedicados e alinhados com essa meta. Para isso, é essencial que o diretor financeiro se empenhe em deixá-los motivados, engajados e conscientes desse objetivo.

Algumas dicas para alcançar isso são:

  • realize reuniões periódicas para alinhar estratégias que tenham o objetivo de reduzir de custos;
  • deixe claro em reuniões e em atividades diárias o quanto essas estratégias são fundamentais para o sucesso dos projetos SAP;
  • estabeleça metas objetivas, claras e reais, que podem ser mensuradas posteriormente para verificar se a equipe está cumprindo o que foi estipulado;
  • reconheça e elogie os funcionários que se dedicam a isso;
  • saiba encontrar as falhas na equipe e realize críticas construtivas em particular;
  • crie um programa de premiação para aqueles que estiverem mais engajados nesse processo.

8. Encontre os pontos que geram mais gastos nos processos

Todo setor — até mesmo o financeiro — possui gargalos de gastos que podem ser resolvidos com inteligência organizacional. Um bom diretor financeiro deve, constantemente, avaliar os gastos realizados com cada item e verificar o quanto está gerando de retorno para o negócio.

Um exemplo simples está relacionado aos múltiplos softwares que são utilizados nos projetos SAP. A assinatura de cada um deles em separado pode ser dispendiosa e significar um gargalo financeiro para o departamento. Ao identificar essa deficiência, pode-se pensar em uma solução interessante e que mantenha a eficiência no trabalho.

Pode-se, nesse caso, substituir a aquisição de diversos produtos por um que tenha as mesmas funções encontradas separadamente. Assim, diminui-se o gasto de forma geral e são mantidos os benefícios do uso das funções dos softwares.

Essa análise pode ser feita nos mais diferentes processos, garantindo a redução de custos e mantendo a eficiência esperada.

9. Mantenha uma avaliação constante de performance

Os custos em projetos SAP estão relacionados com a performance. Quanto melhor forem os resultados, menos gastos estarão envolvidos, principalmente quando pensamos na métrica ROI (Return on Investment ou, em português, retorno sobre o investimento).

É necessário que o valor despendido na execução do projeto esteja em consonância com os resultados obtidos no curto e no longo prazo. Para avaliar se realmente os parâmetros estão dentro do esperado, é importante realizar uma avaliação periódica de performance.

Portanto, é possível verificar se as expectativas estão sendo atendidas e, caso contrário, por meio das evidências apresentadas, encontrar quais são os pontos que devem ser otimizados ou que devem passar por redução de custo a fim de manter o pleno funcionamento do setor.

Aplicar essas ideias desde o planejamento vai criar uma base sólida e confiável para a execução de todas as demais fases do projeto. Assim, o projeto terá eficiência e com ela virá a redução de custos no curto prazo.

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