Como automatizar lançamentos e rotinas de FI no SAP?

Publicado em
Por Gian Carvalho
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Automatizar lançamentos e rotinas de FI no SAP pode ser uma estratégia interessante para otimizar as atividades do setor financeiro da sua empresa.

O SAP FI é o módulo de contabilidade financeira do ERP e engloba todos os trabalhos da chamada contabilidade externa.

Neste artigo, vamos falar mais sobre a solução e explicar como automatizar lançamentos e rotinas de FI no SAP. Por isso, se deseja compreender como tudo funciona, siga lendo.

SAP FI: entenda o que é

FI é uma abreviação, em inglês, para “Financial Accounting”, que pode ser traduzido livremente como contabilidade financeira.

Trata-se de um módulo disponível no SAP, que serve para controlar diversos processos contábeis e financeiros.

Por meio do SAP FI, as empresas conseguem controlar processos como:

  • Contabilidade de imobilizados;
  • Administração de viagens;
  • Contabilidade bancária;
  • Plano de contas;
  • Contas do razão;
  • Contas a receber;
  • Contas a pagar;
  • Entre outros.

O módulo SAP FI também se relaciona diretamente com diversos outros módulos do SAP ERP, tais como o SAP CO, o SAP MM, o SAP PP e o SAP SD.

Muito por conta disso, o SAP FI é sempre o primeiro módulo a ser configurado durante a implementação do SAP ERP. Dessa forma, podemos dizer que ele é a base para os demais módulos do sistema.

Veja como automatizar lançamentos e rotinas de FI no SAP

O SAP trabalha com diversos módulos, cada qual para realizar uma atividade em específico.

Assim, todas as vezes em que é preciso fazer um pagamento para um fornecedor, por exemplo, subentende-se que as aquisições devem ser feitas pelo módulo de MM, que é voltado para os suprimentos.

Porém, há situações em que não faz sentido utilizar o módulo MM para isso. Afinal, os processos de suprimentos seguem um fluxo, que envolve a requisição (transação me51n), a negociação (feita por meio do fluxo de cotações)>,  e a criação de pedidos (transação me21n),.

Isso pode ser visto na automação das cotações no SAP, pois o fluxo de negociação é uma atividade que também pode ser automatizada – o que facilita muito todo o processo.

Uma vez que o pedido é criado, ele é encaminhado para o fornecedor e o faturamento é feito, a mercadoria chega na empresa. A partir disso, deve ser feito o processo de entrada do item adquirido na organização.

Portanto, se pararmos para pensar, basicamente, o módulo MM, é composto por quatro etapas, todas bastante extensas e com algumas despesas envolvidas. Para facilitar, é interessante lembrar que é possível realizar a automação de NF-E inbound, pois o fluxo de compras é outra função que pode ser executada de forma automatizada.

Porém, em muitos casos, como nas urgências, esses processos precisam de um dinamismo. Uma indústria não pode passar por toda essa burocracia para comprar uma matéria-prima em falta, por exemplo.

Dessa maneira, a empresa define alguns itens que podem ser comprados sem que seja necessário passar pelo módulo de suprimentos.

Assim, essas despesas são realizadas dentro do módulo de finanças, o FI. Porém, nessas situações, não há documentos fiscais.

Recibos e cupons fiscais podem dar entrada no FI, mas não notas fiscais. A ideia é que a criação de um contas a pagar seja suficiente. Em geral o fluxo de lançamento manual na contabilidade é executado na transação FB60 – conforme imagem abaixo:

A transação não efetua a escrituração de uma nota fiscal, somente uma fatura a ser paga em FI. No entanto, o preenchimento é totalmente manual e não possui funcionalidades complexas de validações, aprovações ou automatizações.

Como automatizamos, na prática, os lançamentos de FI (FB60)?

Implementar o cockpit de automatização de lançamentos financeiros Escotta.

O cockpit permite o lançamento de faturas individuais, através do preenchimento das informações básicas do pagamento. Além disso, também possibilita a inclusão de anexos (como comprovantes ou documentos de auditoria).

Após a inclusão, o documento é gravado, porém a contabilização somente ocorre após a aprovação do workflow de lançamento.

Além disso, o cockpit permite o lançamento em massa de pagamentos, considerando uma carga excel com as informações necessárias. A própria transação fornece a planilha de carga que deve ser utilizada.

Esse cockpit criado também tem como benefício fazer com que os processos sejam automáticos, mas também com aprovação.

De tal forma, um workflow pode ser acionado para que os gestores responsáveis autorizem as compras com muita facilidade. O acompanhamento do workflow poderá ser feito no relatório de lançamentos, bem como o respectivo status de lançamento e contabilização.

As aprovações poderão ser efetuadas através da transação SBWP ou do aplicativo FIORI My Inbox – conforme imagens abaixo.

Viu como automatizar lançamentos e rotinas de FI no SAP pode ser eficiente para a sua empresa.

Por isso, recomendamos que seja implementado um fluxo que permita melhorar a produtividade dos lançamentos na contabilidade, já que, em geral, este fluxo costuma ser totalmente manual nas empresas.

Não sabe como fazer? Então, você precisa contar com os serviços de uma consultoria especializada. A Escotta está aqui para ajudá-lo! Entre em contato conosco e conheça os nossos serviços.

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