Gestão de projetos SAP: 1 passo a passo para ter sucesso e evitar atrasos.

Fazer uma boa gestão de projetos SAP é essencial para que as empresas consigam implementar e utilizar todas as funcionalidades do ERP em seu dia a dia. Além disso, quando o gerenciamento é realizado de forma efetiva, se evitam os atrasos nos processos.

Todas as empresas que decidem usar o SAP S/4HANA e outras soluções SAP têm o desejo de automatizar atividades e tornar as rotinas mais ágeis. No entanto, para que isso possa ser alcançado em um curto espaço de tempo, fazer a gestão é fundamental!

Sobre a gestão de projetos SAP

A gestão de projetos, assim como todo tipo de gerenciamento, necessita ter a participação ativa de um gerente, que precisa desenvolver habilidades para enfrentar momentos críticos, solucionar problemas de forma ágil, resolver conflitos etc.

Além disso, é interessante que existam dois gestores de projetos SAP. Um deles deve ser um representante da consultoria contratada e o outro um colaborador da empresa em que o ERP está sendo implementado.

Essas duas figuras são muito importantes e devem trabalhar em dupla, em prol do desenvolvimento das soluções SAP da melhor maneira possível na companhia.

O gestor de projetos da consultoria contratada tem toda a expertise necessária para implementar as soluções SAP na empresa.

Já o profissional especialista na companhia deve explicar sobre as necessidades específicas do negócio e fazer a conexão com pessoas que podem contribuir com a execução das atividades.

Passo a passo para fazer uma boa gestão de projetos SAP

Para fazer uma boa gestão de projetos SAP, é importante que seja seguida uma espécie de passo a passo, por parte dos gestores. Veja, a seguir!

1º passo: faça a preparação inicial

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de projetos SAP é realizar a preparação inicial. É necessário que seja feito um levantamento sobre tudo o que precisa ser executado para digitalizar a empresa.

Para isso, devem ser feitas reuniões e conversas detalhadas dos dois gerentes SAP com a equipe da companhia.

2º passo: defina um escopo do projeto

A partir das informações coletadas na primeira etapa do processo, é importante definir um escopo do projeto.

Tudo precisa ser muito bem detalhado, para que se possa partir para a etapa do planejamento.

3º passo: faça o planejamento do projeto

Agora é chegado o momento do planejamento do projeto SAP. Aqui é importante listar todas as tarefas que serão executadas no decorrer do processo de implementação do SAP.

Também é interessante que as tarefas tenham um responsável definido e um prazo para serem executadas. De tal maneira, os gestores poderão ter um maior controle sobre cada atividade e poderão cobrar os responsáveis.

4º passo: verifique a utilização de metodologias ágeis

As metodologias ágeis são bem relevantes nos projetos SAP, tendo em vista que têm ciclos bem definidos e com foco na melhoria contínua.

Entre os métodos ágeis que podem ser utilizados em projetos SAP, destacamos os relacionados a seguir!

Kanban

Desenvolvida pela Toyota, essa metodologia funciona por meio da utilização de cartões ou post-its, que são colocados em um espaço em que podem ser vistos por todos os envolvidos no projeto.

Daily Meeting

Esse método ágil consiste na realização de reuniões diárias, com até 15 minutos de duração, para que sejam discutidos os assuntos que serão trabalhados no projeto nas próximas 24 horas.

Planning Poker

Nessa metodologia, os colaboradores participam de uma espécie de jogo, em que cada membro recebe um conjunto de cartas, com valores que formam uma sequência.

Cada pessoa do time deve contar uma história. Posteriormente, os colegas colocam a carta com face virada para baixo. Nessas cartas existem valores que funcionam como notas, para que a história seja ou não concluída.

As discussões são feitas até que se chegue em um consenso sobre a melhor alternativa para solucionar uma questão.

5º passo: fazer um cronograma detalhado

Definidas as metodologias ágeis que serão utilizadas no processo, é importante que seja feito um cronograma detalhado das atividades a serem realizadas.

A ideia é que se utilizem métodos como o Kanban, para que o gestor possa ter uma visão do projeto como um todo e também de pontos específicos. Assim, ele terá condições de dar sequência nas atividades.

6º passo: tenha uma política de comunicação bem definida

A comunicação precisa ser fluida e ser muito bem trabalhada na gestão de projetos SAP. O  gestor e o seu time precisam usar ferramentas que possibilitem um comunicar ágil e prático.

Diversas ferramentas de comunicação síncrona e assíncrona, como serviços de videoconferência e mensageiros eletrônicos podem ser usados para que a equipe se comunique.

7º passo: garanta a confirmação e o comprometimento do cliente

Para finalizar, é importante que o planejamento do projeto SAP seja aprovado pelo cliente final. Ele também precisa estar ciente sobre os prazos para que as atividades sejam cumpridas.

O cliente também deve ter comprometimento em colaborar com a consultoria contratada, para que todas as atividades possam ser desenvolvidas com maestria.

A gestão de projetos SAP, em resumo, precisa ter um planejamento muito bem organizado para evitar atrasos e problemas. Ter uma equipe especialista na consultoria e contar com a colaboração dos profissionais da empresa em que o sistema está sendo implementado é fundamental para isso.

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