Quando as empresas optam pela implementação de projetos SAP, é importante ficar atento às necessidades de adequação com o tempo. Afinal, a tecnologia acompanha tendências do mercado e, por isso, pode precisar de algumas mudanças a longo prazo.

Porém, essa não é a única situação na qual torna-se necessário realizar adaptações e modificações. Há situações pertinentes à empresa que também conduzem a essa necessidade. E, nesses casos, é importante realizar o roll-out.

Com estratégias de roll-out SAP, a empresa terá muitas vantagens e poderá utilizar o sistema com ainda mais estratégia. É sobre isso que falaremos neste artigo.

Quer saber mais? Continue a leitura e entenda a relevância do roll out para a viabilização dos projetos SAP, principalmente quando há expansão na atuação do negócio.

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O que é o roll-out dentro dos projetos SAP?

O roll-out diz respeito à adequação dos projetos SAP após um processo de expansão da empresa, seja físico, seja organizacional. Funciona da seguinte forma: uma organização opera com serviços SAP, já devidamente instalados e funcionando regularmente.

A partir de uma expansão dentro da corporação, torna-se necessário fazer adequações para comportar as novas necessidades da empresa.

Trata-se, portanto, de um projeto de migração ou expansão da solução da companhia. Imagine, por exemplo, que uma empresa de cosméticos brasileiras se funde com uma organização chinesa, que desenvolve o mesmo tipo de produto.

Com o roll-out SAP será possível padronizar os processos produtivos e a forma como as atividades são conduzidas. Os processos serão padronizados e a filial chinesa poderá produzir os cosméticos da mesma forma como é feito na matriz brasileira.

Algumas situações que podem gerar uma necessidade de roll-out são:

  • aquisição de novas empresas;

  • vendas de novos produtos ou serviços;

  • cisão de negócios ou expansão organizacional;

  • abertura de filiais.

No caso de separação de negócios, por exemplo, deve-se separar os sistemas por meio de roll-out. Se uma empresa trabalha com produção de janelas e portas e decide criar dois empreendimentos separados, esse processo é necessário porque cada uma delas vai trabalhar de formas totalmente distintas.

Esse tipo de ação é muito comum quando os negócios crescem, principalmente no meio da indústria. No início, a mesma empresa realiza diversas atividades, mas, com o passar do tempo, elas podem se desmembrar em organizações separadas, porém todas fazendo parte de um mesmo grupo.

Um exemplo comum de organizações que trabalham com negócios diferenciados dentro da empresa é o Grupo Votorantim, que abriga o Votorantim Cimentos, Votorantim Energias, VSA, entre outros. Por isso, eles precisam fazer a separação nos projetos SAP.

Entre os principais tipos de roll-outs, destacam-se:

  • para filiais ou novas empresas;

  • de cisão, fusão;

  • de compra e venda de empresas.

Como funcionam os roll-outs?

Quando a empresa que solicita o roll-out é muito grande, é necessário realizar uma estrutura de governança na qual é feito um template específico para essa ocasião. Isso facilita o trabalho, já que a transferência para outras localizações não parte do zero — ao começar o procedimento, 80% do template tem que estar implementado.

Considere este exemplo: uma empresa sediada na Europa está abrindo uma filial no Brasil para começar suas ações por aqui. Uma companhia de consultoria SAP realiza um assessment do template da empresa e, assim, são adicionadas as funcionalidades e procedimentos específicos de RP da Localização Brasil — também conhecida como tropicalização.

Assim, o negócio adapta-se para atender as legislações locais e peculiaridades do mercado e, também, para seguir as exigências contábeis do local. Esses e outros procedimentos facilitam os processos de adequação para a organização.

Por exemplo, o processo de venda funciona da mesma forma em todo o mundo: o consumidor realiza a compra e, posteriormente, o setor de vendas cria:

  • uma cotação de venda;

  • uma ordem de venda;

  • uma remessa;

  • um documento de transporte;

  • a realização do PICKING e PACKING e

  • a realização do despacho da mercadoria.

Como o mesmo processo produtivo pode ser implementado em qualquer parte do mundo, desenvolver o roll-out SAP é importante para as empresas que desejam se intercionalizar de forma contralada e organizada.

Como funciona a emissão de Nota Fiscal em projeto de roll-out SAP?

O mercado brasileiro ainda tem uma exigência: a emissão de nota fiscal. O template original da multinacional realiza todo o processo, deixando esse passo de fora. Por meio do roll-out, é possível incluí-lo, automatizando todos os processos segundo a legislação nacional.

Porém, é necessário alterar outras partes do sistema para alcançar esse objetivo. A primeira adaptação ao template global é a implementação da Localização Brasil, incluindo as obrigações fiscais (SPEDS), imposto de renda, entre outros.

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Isso não é feito apenas entre empresas internacionais, pois também há adequações necessárias dentro do território nacional. Uma empresa de Minas Gerais que esteja realizando uma expansão para a Zona Franca de Manaus deve adaptar-se para a legislação local, principalmente no que concerne à diferença tributária.

Um bom projeto de roll-out contempla as seguintes etapas:

  • conhecimento e implementação do template global;

  • análise do template global e comparação com a Localização Brasil;

  • criação de um Business Blueprint Local;

  • aplicação da Localização Brasil nos projetos SAP.

Assim, a unificação de operações permite que uma empresa utilize os projetos SAP mesmo com as peculiaridades de cada região, em qualquer lugar do país e do mundo, gerando a possibilidade de expansão das atividades da organização.

Quais as vantagens do SAP nesse contexto de roll-out?

O roll-out SAP proporciona diversas vantagens para as empresas que fazem essa implementação. A seguir, apresentaremos as principais delas. Veja!

Capacidade de gerar um template global

Até o presente momento, apenas o SAP tem capacidade de gerar template global, facilitando as implementações no mundo todo e gerando uma grande economia nos processos de ampliação.

Isso é interessante para facilitar a comunicação, inclusive, em empresas que têm matriz e filial em diferentes países.

Redução de custos

O template global do roll-out SAP faz com que seja possível reduzir os custos, já que não vai ser preciso fazer uma nova implantação a cada processo de expansão.

Essa diminuição nos gastos viabiliza os processos de aquisição, a separação de negócios e a realização de fusões, entre outros. Tudo isso sem que seja preciso gastar muito.

Tomada de decisões baseadas em dados

Além disso, o sistema SAP é totalmente baseado em dados que auxiliam e embasam todas as tomadas de decisões.

As informações devem ser separadas entre as diferentes filiais e organizações, pois trazem respostas diferentes e, portanto, as decisões não podem ser universais.

Padronização de processos

Ao fazer o roll-out SAP há uma padronização dos processos, permitindo que as empresas consigam ter procedimentos realizados da mesma maneira em qualquer local.

Apenas questões fiscais e relativas à legislação de cada país são modificadas. Todo o restante se mantém com um mesmo padrão, que é seguido nas diferentes unidades da companhia. Erros, problemas e gargalos, por exemplo, são facilmente identificados.

Agilidade na implementação

Como as empresas já têm conhecimento sobre os seus processos e já utilizam os sistemas da SAP quando realizam o roll-out, há agilidade na implementação. Não é necessário estruturar tudo novamente e fazer um mapeamento de atividades, por exemplo.

Quando ocorre uma fusão, a título de exemplo, tudo o que é realizado em uma das empresas pode ser replicado na outra. Assim, se mantém um padrão e os processos produtivos já podem seguir o mesmo esquema.

Maior facilidade na execução de tarefas

Realizar as tarefas cotidianas fica muito mais fácil quando os processos são padronizados. Depois do roll-out ser desenvolvido, o sistema SAP será utilizado da mesma maneira em todas as unidades de um grupo empresarial.

Se um gerente da unidade brasileira de uma multinacional precisar ir até outro país em que a companhia tem uma sede e liderar uma equipe por lá, não terá nenhum problema. Todas as atividades serão feitas da mesma forma, logo as mesmas tarefas e esquemas são desenvolvidos, independentemente do local.

Padronização da cultura organizacional

Quando se desenvolve um projeto de roll-out SAP também fica mais fácil de padronizar a cultura organizacional em todas as áreas da empresa.

Todos os valores, diretrizes e formas de agir que a alta cúpula administrativa deseja que sejam seguidas em uma unidade da companhia, poderão ser replicadas nas demais. Afinal, o método de trabalho será o mesmo.

Qual a importância de contratar uma empresa especialista para realização do roll-out?

O processo de realização de roll-out é complexo, envolvendo a adaptação às peculiaridades da região e a manutenção de dados e de processos.

Por isso, contratar uma empresa especialista em roll-out SAP é tão relevante. Dessa forma, evita-se a perda de informações e funcionalidades estratégicas.

É comum que ocorram erros, por tanto é essencial garantir que nada do que já foi feito seja jogado fora. Veja agora os erros mais recorrentes:

  • consultoria não entender o template global;

  • necessidade constante de retrabalho no projeto, o que gera gastos excessivos;

  • falta de adequação de dados da empresa local.

Ao contratar uma empresa experiente nessa área também se garante que o serviço prestado terá qualidade. Afinal, quando já se tem o costume de trabalhar com grandes companhias, a implementação dos projetos se torna muito mais prática.

É o caso da Escotta, que tem experiência em projetos de roll-out SAP,  atendendo a grandes organizações como o grupo Votorantim.

Viu só? O roll-out é imprescindível quando a organização opta pela expansão de suas atividades, mantendo a velocidade e precisão das operações e diminuindo custos de implementação dos projetos SAP na organização. Porém, ele só funciona adequadamente quando há uma empresa séria e responsável por trás da consultoria. Dessa forma, sua empresa garante um resultado positivo e minimiza as chances de erros e problemas.

Quer saber mais sobre como implementar roll-out e outros tipos de projetos SAP? Entre em contato com a Escotta e conheça nossos serviços!

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