Projetos SAP: o que é roll-out e quais são os seus desafios?

Quando as empresas optam pela implementação de projetos SAP, é importante ficar atento às necessidades de adequação com o tempo. Afinal, a tecnologia acompanha tendências do mercado e, por isso, pode precisar de algumas mudanças a longo prazo.

Porém, essa não é a única situação na qual torna-se necessário realizar adaptações e modificações. Há situações pertinentes à empresa que também conduzem a essa necessidade. E, nesses casos, é importante realizar o roll-out.

Quer saber mais? Continue a leitura e entenda a relevância do roll out para a viabilização dos projetos SAP, principalmente quando há expansão na atuação do negócio.

O que é o roll-out dentro dos projetos SAP?

O roll-out diz respeito à adequação dos projetos SAP após um processo de expansão da empresa, seja físico, seja organizacional. Funciona da seguinte forma: uma organização opera com serviços SAP, já devidamente instalados e funcionando regularmente. A partir de uma expansão dentro da corporação, torna-se necessário fazer adequações para comportar as novas necessidades da empresa.

Algumas situações que podem gerar uma necessidade de roll-out são:

·        aquisição de novas empresas;

·        vendas de novos produtos ou serviços;

·        cisão de negócios ou expansão organizacional;

·        abertura de filiais.

No caso de separação de negócios, por exemplo, deve-se separar os sistemas por meio de roll-out. Se uma empresa trabalha com produção de janelas e portas e decide criar dois empreendimentos separados, esse processo é necessário porque cada uma delas vai trabalhar de formas totalmente distintas.

Um exemplo comum de organizações que trabalham com negócios diferenciados dentro da empresa é o Grupo Votorantim, que abriga o Votorantim Cimentos, Votorantim Energias e VSA, entre outros. Por isso, eles precisam fazer a separação nos projetos SAP.

Entre os principais tipos de roll-outs, destacam-se:

·        roll-out para filiais ou novas empresas;

·        roll-out de cisão, fusão;

·        roll-out de compra e venda de empresas.

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Como funcionam os roll-outs?

Quando a empresa que solicita o roll-out é muito grande, é necessário realizar uma estrutura de governança na qual é feito um template específico para essa ocasião. Isso facilita o trabalho, já que a transferência para outras localizações não parte do zero — ao começar o procedimento, 80% do template tem que estar implementado.

Considere este exemplo: uma empresa sediada na Europa está abrindo uma filial no Brasil para começar suas ações por aqui. Uma companhia de consultoria SAP realiza um assessment do template da empresa e, assim, são adicionadas as funcionalidades e procedimentos específicos de RP da Localização Brasil — também conhecida como tropicalização.

Assim, o negócio adapta-se para atender as legislações locais e peculiaridades do mercado e, também, para seguir as exigências contábeis do local. Esses e outros procedimentos facilitam os processos de adequação para a organização.

Por exemplo, o processo de venda funciona da mesma forma em todo o mundo: o consumidor realiza a compra e, posteriormente, o setor de vendas cria:

·        uma cotação de venda;

·        uma ordem de venda;

·        uma remessa;

·        um documento de transporte;

·       a realização do PICKING e PACKING e

·       a realização do despacho da mercadoria.

Porém, o mercado brasileiro ainda tem uma exigência: a emissão de nota fiscal. O template original da multinacional realiza todo o processo, deixando esse passo de fora. Por meio do roll-out, é possível incluí-lo, automatizando todos os processos segundo a legislação nacional.

Porém, é necessário alterar outras partes do sistema para alcançar esse objetivo. A primeira adaptação ao template global é a implementação da Localização Brasil, incluindo as obrigações fiscais (SPEDS), imposto de renda, entre outros.

Isso não é feito apenas entre empresas internacionais, pois também há adequações necessárias dentro do território nacional. Uma empresa de Minas Gerais que esteja realizando uma expansão para a Zona Franca de Manaus deve adaptar-se para a legislação local, principalmente no que concerne à diferença tributária.

Um bom projeto de roll-out contempla as seguintes etapas:

·        conhecimento e implementação do template global;

·        análise do template global e comparação com a Localização Brasil;

·        criação de um Business Blueprint Local;

·        aplicação da Localização Brasil nos projetos SAP.

Assim, a unificação de operações permite que uma empresa utilize os projetos SAP mesmo com as peculiaridades de cada região, em qualquer lugar do país e do mundo, gerando a possibilidade de expansão das atividades da organização.

Quais as vantagens do SAP nesse contexto?

Até o presente momento, apenas o SAP tem capacidade de gerar template global, facilitando as implementações no mundo todo e gerando uma grande economia nos processos de ampliação.

Isso faz com que seja possível reduzir os custos, já que não vai ser preciso fazer uma nova implantação a cada processo de expansão. Essa diminuição nos gastos viabiliza os processos de aquisição, a separação de negócios e a realização de fusões, entre outros.

Além disso, o sistema SAP é totalmente baseado em dados que auxiliam e embasam todas as tomadas de decisões. As informações devem ser separadas entre as diferentes filiais e organizações, pois trazem respostas diferentes e, portanto, as decisões não podem ser universais.

Qual a importância de contratar uma empresa especialista para realização do roll-out?

O processo de realização de roll-out é complexo, envolvendo a adaptação às peculiaridades da região e a manutenção de dados e de processos. Dessa forma, evita-se a perda de informações e funcionalidades estratégicas.

É comum que ocorram erros, por tanto é essencial garantir que nada do que já foi feito seja jogado fora. Veja agora os erros mais recorrentes:

·        a consultoria não entender o template global;

·       a necessidade constante de retrabalho no projeto, o que gera gastos excessivos;

·        falta de adequação de dados da empresa local.

Viu só? O roll-out é imprescindível quando a organização opta pela expansão de suas atividades, mantendo a velocidade e precisão das operações e diminuindo custos de implementação dos projetos SAP na organização. Porém, ele só funciona adequadamente quando há uma empresa séria e responsável por trás da consultoria. Dessa forma, sua empresa garante um resultado positivo e minimiza as chances de erros e problemas.

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