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O uso do SAP representa um grande avanço para as empresas, que encontraram nesse ERP uma possibilidade de integração inteligente de processos entre os mais diversos departamentos da empresa. Adaptável para os mais diferentes tipos de negócios, muitas saem na frente ao implementar projetos de automatização que utilizam essa ferramenta como base — ganha-se em produtividade e, também, em excelência no exercício de atividades operacionais. E uma das formas de aplicação do sistema que mais pode agregar positivamente às rotinas da empresa é a automação da entrada de NFs no SAP. Se o seu negócio ainda não realizou a implementação dessa função, continue lendo e descubra as suas principais características, os benefícios e dicas de aplicação.
O que é automação do SAP para entrada de NFs e suas características
Nada mais é que a implementação de um módulo que contará com todos os recursos disponíveis para a realização do processo, desde o lançamento da nota fiscal até o ato de revisão da fatura.
Por meio de uma interface amigável, é possível obter as informações de emissão de NF diretamente do sistema governamental de emissão do documento, por meio do próprio SAP.
Estão inclusos também nesse processo de automação os seguintes cenários:
- recebimento de embalagem retornável;
- recebimento de material de manutenção;
- nota fiscal de produto entregue no cliente (fatura de triangulação);
- recebimentos de subcontratações;
- manifestação do destinatário;
- validação fiscal unitária de cada item;
- validação de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- retorno de produtos, entre outros.
Além dessa praticidade, há também a possibilidade de:
- receber os documentos XML de forma automatizada e armazená-los adequadamente;
- automatizar o processo de gestão de entrada das NFS-e;
- realizar a comunicação dos módulos internos SAP com os sistemas governamentais de emissão de nota fiscal;
- realizar o monitoramento, por meio de gráficos, de todas as etapas do processo e seus respectivos status no próprio sistema SAP.
Os benefícios dessa automação
A possibilidade de automação do processo de entrada de NF e NFS acarreta em uma série de benefícios para as empresas que optam por essa função, tais como:
- diminuição significativa na quantidade de trabalhos operacionais realizados de forma manual;
- com isso, há um maior controle da qualidade das funções exercidas;
- diminuição de falhas humanas no processo de obtenção e integração no sistema dos dados da NF e NFS;
- mitigação de atrasos logísticos, já que a automatização auxilia na redução do retrabalho;
- com a possibilidade de mapear os processos críticos, pode-se direcionar mais tempo para resolução de problemas — e uma melhor elaboração do mapa organizacional dos processos críticos de entradas gera grandes melhorias nos resultados finais;
- a partir da automatização e diminuição das tarefas operacionais manuais, pode-se criar uma equipe dedicada à análise fiscal, permitindo a resolução de problemas de forma otimizada;
- padronização nas ações do setor;
- centralização de processamentos em um único diretório;
- maior agilidade nos processos.
Metas para comprovação da qualidade
Muitas empresas ficam receosas se há uma melhoria real da qualidade no trabalho do setor a partir da automação do processo de entrada de NFs. Para averiguar se, de fato, houve mudanças positivas significativas, pode-se lançar mão de parâmetros e métricas específicas, a fim de obter essa resposta de forma objetiva. Veja os principais:
Tempo médio de realização da tarefa
Uma primeira métrica objetiva que pode ser utilizada para avaliar a melhoria na qualidade dos trabalhos do setor a partir da automação de entradas de NFs é o tempo médio de realização da tarefa.
Deve-se analisar o tempo médio no qual a tarefa é realizada como um todo, bem como de cada etapa, comparando o que era gasto de forma manual e após a automação. Verifique qual o percentual de redução de tempo médio por função e o resultado final e conseguirá mensurar se houve melhorias nesse quesito.
Número de colaboradores exercendo tarefas operacionais
Analise quantos funcionários eram necessários para a conferência de uma nota fiscal, do início ao final do processo feito de forma manual e automatizada. Compare os resultados e, principalmente, avalie a redução de custos que isso acarreta.
Taxa de devolução de produtos
Verifique se há redução na taxa de devolução de produtos fornecidos devido a erros na emissão da nota fiscal após a automação de entrada de NFs por meio do sistema SAP.
Para que a aplicação do SAP na automatização seja feita de forma correta, garantindo o máximo de eficácia, é necessário seguir 4 dicas importantes, que vamos apresentar a seguir e funcionam como uma espécie de passo a passo para a implementação. Confira!
1. Defina os processos críticos
Pergunte-se quais são os processos mais relevantes para a empresa e que necessitam da automatização, a fim de obter um maior custo-benefício. Isso porque é irrelevante automatizar processos que não gerem valor para o negócio.
Se não sabe identificá-los de imediato, normalmente são aqueles que têm maior volume na empresa, seja na quantidade, seja na geração de valor. Quanto maior a escala, maior será a vantagem da automatização.
Outro critério de escolha é: quais são os procedimentos que, ao gerarem erros, podem causar sérios prejuízos para o negócio? A automação ajudará a reduzir esses problemas.
2. Gerir a criação dos pedidos de compra
Otimizar os pedidos de compra é o segundo passo para a automatização dos processos de entradas de NFs. Dessa forma, pode-se antecipar quais são os pedidos a serem feitos para os fornecedores de maneira precisa, evitando ruídos de comunicação. Quanto melhor for a gestão de dados no sistema, melhor será o controle de entradas e saídas.
3. Aproximar-se dos fornecedores
Quanto mais próximo for sua empresa dos fornecedores, melhores serão as comunicações entre as partes e, assim, potencializar o nível de acerto na geração de pedidos e notas fiscais, evitando erros e problemas.
A automatização também é importante aliada na precisão das empresas em relação aos fornecedores.
4. Mudar a cultura do setor
Toda mudança requer disciplina para ser implementada da melhor forma. Este último é um dos passos mais importantes e exige cuidados. A equipe precisa estar atenta para verificar o sistema de notas diariamente, a fim de combater problemas assim que surgem.
Consequentemente, evita-se o reparo apenas depois que os pedidos forem recebidos, dessa forma garantindo que atrasos e prejuízos não aconteçam, evitando trâmites mais trabalhosos.
Importância de contar com uma consultoria especializada
O processo de automatização de entrada de NFs é essencial para empresas, principalmente aquelas que têm grande fluxo de compras rotineiramente. Torna-se importante, portanto, garantir que será implementado da melhor forma, por meio de consultorias especializadas.
Elas conseguem analisar, junto ao cliente, quais são os processos críticos que citamos no item anterior, a fim de realizar a automação da melhor forma possível, agregando valor às tarefas do dia a dia do negócio.
A consultoria também auxilia a implementar validações importantes e facilmente customizadas para a realidade do cliente. Por exemplo, pode-se incluir formas de verificar o CNPJ do fornecedor, para confirmar se está com problemas junto aos órgãos fiscalizadores.
Ela permite automatizar diversas regras que a empresa não conseguiria fazer de forma manual, diminuindo o trabalho operacional e agregando segurança aos processos.
Por fim, como falamos, também auxilia na capacitação dos colaboradores, permitindo que não haja falhas no que concerne ao componente humano da tarefa.
Ou seja, é possível perceber o quanto a automatização é essencial para as empresas e como deve ser implementada de forma segura e eficiente. Se deseja fazer isso em sua organização, entre em contato com a Escotta, tire suas dúvidas e conheça nosso trabalho de consultoria.
