O início de ano, normalmente, é a época na qual os gestores focam no planejamento para o período vigente. Esse processo deve ser feito de forma consistente, clara, concisa e eficiente para todos os envolvidos, a fim de que todos estejam conscientes das metas, dos objetivos e do caminho a ser traçado para o ano. O orçamento empresarial é um dos mais estratégicos: afinal, quaisquer planos só podem ser implementados se houver dinheiro em caixa para fazê-los acontecer. Por isso, caso ele não seja feito de forma adequada, poderá causar sérios prejuízos para a organização, minimizando seu crescimento sustentável.
Continue lendo, confira como fazer um orçamento empresarial e veja como a Escotta é uma aliada essencial nesse processo!
Como fazer um orçamento empresarial
O orçamento empresarial é um documento essencial para o funcionamento do negócio. Nele, constam as informações de receitas e despesas em um determinado período (normalmente, de 12 meses), bem como as informações passadas e as análises críticas da situação atual da organização verificadas por meio de dados e pela prospecção para o próximo período.
Podem ser elaboradas, também, revisões periódicas, a cada 3 meses, para adaptações, caso sejam necessárias, principalmente em situações de crises inesperadas, seja no mercado, seja no ambiente interno. Normalmente, as empresas, para realizarem a definição do orçamento empresarial para o próximo período, tendem a considerar o histórico de rentabilidade dos anos anteriores. A ideia é levar em conta o ponto de partida e o objetivo que desejam alcançar no final do período.
Algumas estratégias também são consideradas, como a identificação de qual o faturamento desejado para o ano e, assim, o início da sua distribuição entre os setores.
Outras organizações também partem de algumas áreas para estabelecer a distribuição de orçamento, escolhendo aquelas que têm maior prioridade ou que geram maior lucro para a organização para serem o ponto de partida. Isso pode ser utilizado tanto para um projeto específico quanto para o planejamento do orçamento da empresa como um todo.
Porém, indicamos considerar outras variáveis para realizar um planejamento orçamentário mais completo. Por exemplo, pode-se estabelecer os seguintes passos:
- em uma primeira etapa, realize uma análise sobre o planejamento do último ano;
- posteriormente, elabore uma visão estratégica acerca das perspectivas para o próximo ano, considerando a expectativa de inflação e, também, como estará o mercado no próximo período na área específica (por exemplo, avalie a expectativa média de crescimento X a expectativa para a sua área, segundo especialistas, e considere-a no ato de elaboração do planejamento);
- no passo anterior, também considere as diversas variáveis que estão dentro do espectro político;
- por fim, escolha a metodologia de base para o cálculo.
A escolha da metodologia e a sua utilização dependerão do tamanho da empresa.
As PMEs podem utilizar um planejamento mais simples, com concentração no histórico de gastos e nos rendimentos da organização. Já aquelas que são maiores devem utilizar outras metodologias, que consideram variáveis mais complexas.
As empresas maiores precisam ter consciência de que todas as áreas internas são importantes e necessitam de uma maior integração entre elas. O setor de controladoria e o financeiro devem estar atentos, já que serão eles que realizarão o processo de apuração das informações de necessidades de cada um dos setores.
Importância de um orçamento empresarial
É essencial que os gestores das organizações, incluindo aquelas que estejam começando agora, saibam a importância do orçamento empresarial. Isso porque, tal como na vida pessoal, ao estabelecer uma meta, é necessário saber onde você está e aonde realmente quer chegar. Somente assim, conseguirá, de fato, realizar as ações necessárias para alcançar os propósitos.
Por meio do orçamento definido, é possível traçar as diretrizes e possibilidades para o próximo ano. Afinal, sabe-se o valor disponível para projetar seu futuro. Essa medida ajuda a identificar quais são as metas para vendas e para a produção e os custos administrativos envolvidos.
Também é essencial manter um orçamento empresarial para ter uma maior dimensão sobre quanto a empresa possui, as estimativas de crescimento e quanto ela precisa investir para conseguir chegar à progressão almejada, bem como para identificar as necessidades de redução de custos internos.
Além disso, uma forma de definir o seu objetivo é focando em cortar gastos e realizando o orçamento com base no que tem para gastar? Ou é estimular o crescimento por meio de uma base de previsão de vendas? Essa visão é importante para definir quais são os critérios mais relevantes para seu negócio nesse aspecto.
Erros comuns em orçamentos empresariais
Diante da importância desse documento, é essencial identificar quais são os principais erros que podem ocorrer nesse processo e saber como minimizá-los ou evitá-los. São eles:
- já partir da falta de orçamento, o que pode comprometer a dinâmica da empresa. Assim, antes de um planejamento orçamentário, é de extrema importância colocar as finanças em dia;
- não saber integrar os processos internos da empresa. O orçamento descentralizado, sem integração da equipe, pode ser insuficiente e gerar problemas entre setores ao longo do ano, principalmente durante sua execução;
- definir o orçamento, mas não realizar políticas de controle e mensuração ao longo do período estimado;
- não considerar questões essenciais, como manter a experiência do cliente sempre positiva, antes de traçar o orçamento;
- dificultar o acesso do planejamento orçamentário para os colaboradores;
- realizar o controle em planilhas do Excel, com uma espécie de bloqueio acerca da situação real, gerando uma bola de neve pelo descontrole;
- não ter sistemas que realizem o controle orçamentário ao longo do ano vigente e que apresentem percentuais de esgotamento de orçamento em uma área ou de um topo de despesa específico.
Diferenciais da Escotta que podem ajudar a sua empresa
A Escotta é uma aliada importantíssima no processo de otimização, não só do planejamento do orçamento empresarial, mas do seu controle ao longo do tempo. Nós temos uma longa experiência em projetos, nos quais implementamos metodologias eficientes aplicadas no mercado para as mais diferentes áreas, de acordo com o perfil da sua empresa.
Também temos conhecimento especializado na elaboração de sistemas próprios, unindo a expertise de anos de nossos consultores com o conhecimento técnico na produção de sistemas, auxiliando os clientes nesse tipo de processo. Afinal, a base para um bom orçamento é uma boa estrutura — um bom desenho que una esses pontos. Assim, os sistemas desenvolvidos para sua empresa serão realizados de acordo com as características principais do negócio, respeitando suas individualidades e peculiaridades.
Um bom sistema de controle permite uma melhor gestão da área, bem como alcançar os objetivos de forma mais fácil e eficiente, dentro do período estimado. Também podem utilizar o que há de mais moderno na área de tecnologia, como a inteligência artificial, para auxiliar no processo.
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