Dentro das organizações, a gestão de compras é um dos papéis mais importantes, uma vez que esse processo, quando bem feito, traz muitos benefícios. Para que isso aconteça, no entanto, o gestor de compras precisa ter um perfil mais estratégico, tendo como foco a redução dos gastos desnecessários, o bom aproveitamento dos recursos da empresa e um relacionamento adequado com as demais áreas da companhia.
Nesse sentido, existem algumas análises que são obrigatórias para esse profissional e que serão explanadas neste post. Porém, antes disso, vamos explicar alguns recursos que devem ser adotados por uma boa gestão de compras, bem como as principais maneiras de evitar falhas nesse processo. Acompanhe, a seguir!
Entenda que recursos devem ser adotados em uma boa gestão de compras
Para que o gestor de compras realize realmente um trabalho efetivo e de qualidade, ele precisa conhecer alguns recursos que são indispensáveis para essa área nos dias de hoje. Veja os principais!
Automatização dos processos
Investir em ferramentas para automatizar os processos é imprescindível! Isso porque, com a automatização, há ganhos em qualidade e organização. Além disso, os funcionários do setor terão o tempo otimizado e poderão se dedicar mais no desenvolvimento de um bom relacionamento com fornecedores, por exemplo.
Indicadores de gestão
Uma das maneiras mais eficientes de o responsável pela gestão de compras acompanhar os resultados da atividade que desenvolve em sua empresa é por meio de indicadores de gestão.
Vale ressaltar que, quando se tem uma ferramenta de automatização, tais indicadores são gerados de forma muito mais prática e rápida, sem que seja necessário desenvolver longos processos para isso. Entenda os principais deles:
- Custo de suprimentos: aponta quantos % dos resultados da empresa são destinados para a compra de suprimentos;
- Evolução de preço: trata-se da comparação entre os preços atuais e os anteriormente praticados pelos fornecedores;
- Lead time: aponta o período decorrido desde que um material ou serviço foi requisitado até a finalização de sua compra;
- Nível das entregas: avalia a eficácia dos fornecedores, de acordo com as entregas realizadas.
- Prazo médio de pagamento: serve para identificar a diferença entre a data do pagamento e a data em que a compra foi faturada;
- Produtividade: contabiliza o tempo que a equipe de compras leva para finalizar uma atividade;
- Saving: serve para medir o ganho financeiro que uma empresa teve ao fazer uma aquisição.
Saiba como evitar falhas na gestão de compras
O primeiro passo para evitar erros na gestão de compras é fazer o acompanhamento dos indicadores de desempenho, citados no tópico anterior. Por meio deles é possível mensurar o que está acontecendo no setor e tomar as medidas cabíveis para solucionar problemas, por exemplo.
Além disso, os processos devem ser todos padronizados e, preferencialmente, automatizados, para evitar que erros aconteçam e possam prejudicar o bom andamento da área de compras.
Veja quais são as análises obrigatórias para uma boa gestão de compras
Para que uma gestão de compras seja realizada de forma adequada, convém ainda que o gestor saiba como desempenhar algumas análises. Trata-se da verificação da qualidade, da procedência e das normais ficais. Veja, na sequência!
Análise da qualidade
A análise da qualidade verifica se os produtos adquiridos, como as matérias-primas de uma indústria, são realmente alinhados com as necessidades da empresa.
Optar apenas pelo menor preço, por exemplo, pode fazer com que a empresa acabe adquirindo uma matéria-prima de qualidade inferior, causando prejuízos no processo produtivo. Logo, essa é uma questão que deve ser levada em consideração e retifica a importância da sinergia da área de compras com outros setores da empresa.
Análise da procedência
Conhecer a procedência dos produtos adquiridos também é muito importante, para saber em que condições eles são fabricados, por exemplo.
Uma boa ideia é fazer uma visita à fábrica do fornecedor antes de fechar um contrato. De tal forma, se terá um conhecimento mais aprofundado sobre os seus processos produtivos.
Análise das normas fiscais
Finalmente, deve ser feita a análise das normas fiscais, que nada mais é do que a verificação do cumprimento das prerrogativas legais, como a emissão de notas, cobrança de impostos etc.
De modo geral, podemos dizer que, acompanhar as análises obrigatórias, é essencial para ter uma boa gestão de compras. E, para que isso possa ser colocado em prática, a automatização e a padronização são fundamentais.
Entenda mais sobre isso em posso post que explica por que automatizar e padronizar as cotações no SAP.
