O recebimento de cotações é algo que sempre demanda muito trabalho nas empresas. Afinal, enviar e receber orçamentos é uma tarefa que leva tempo e exige muita organização. Além disso, quando essa prática não é bem executada, pode acabar prejudicando a produtividade do setor de compras.
É por esse motivo que quem trabalha nessa área precisa buscar por meios para padronizar os processos de cotações e assim garantir que menos tempo seja necessário para a execução dessas atividades.
Aquele velho esquema de ficar telefonando ou mandando e-mails individuais para os clientes já está ultrapassado. Já existem soluções tecnológicas muito eficientes para ajudá-lo a executar essa atividade.
Nós, da Escotta, podemos ajudá-lo nesse sentido. Para isso, oferecemos a ferramenta “Automatização da cotação de compras”. Acompanhe os tópicos sequentes e saiba como ela pode ser útil para a sua empresa.
A ferramenta de automatização de compras foi desenvolvida pela Escotta, após nossos especialistas perceberem uma melhoria que poderiam ser implementada no SAP.
Foi identificado que as respostas das cotações enviadas pelos fornecedores tinham de ser preenchidas, uma a uma, pelos compradores. Isso tudo gerava, além da demora, muitas falhas, por conta de o processo ser feito de forma manual.
Para resolver esses problemas, a equipe da Escotta desenvolveu a ferramenta de automatização para o recebimento de cotações. De tal forma, foi possível aumentar a produtividade no setor de compras, pois o trabalho passou a ser feito por uma automação.
Como é feita a padronização do recebimento de cotações com a ferramenta da Escotta?
A ferramenta para padronização do recebimento de cotações funciona assim: uma espécie de formulário é enviada para os fornecedores e eles são os responsáveis pelo preenchimento das informações solicitadas.
Logo após os fornecedores preencherem os dados, por meio de uma comunicação online, automaticamente os dados são atualizados no SAP da empresa que está cotando preços.
Qual é o passo a passo para utilizar a ferramenta de recebimento de cotações?
Para utilizar a solução desenvolvida pela Escotta para receber cotações, é preciso seguir o passo a passo listado a seguir. Veja!
- O comprador deve criar um formulário de cotação no SAP e selecionar os fornecedores que participarão do processo;
- Na sequência, é enviado automaticamente um e-mail para os fornecedores, solicitando o preço e as condições de pagamento para os produtos ou serviços que se deseja adquirir;
- O fornecedor recebe o e-mail e abre uma planilha eletrônica e preenche as informações solicitadas;
- Após o término do preenchimento, o fornecedor submete as informações para o comprador, fazendo uma comunicação online com o SAP da companhia.
Como você pode perceber, essa solução é muito eficiente para as empresas, pois otimiza o trabalho e contribui consideravelmente para uma melhor produtividade no setor.
Na sua opinião, que benefícios a ferramenta traz para o usuário?
O uso da ferramenta de automação da cotação de compras da Escotta traz diversos benefícios para as companhias. Listamos os principais deles, para que você possa observar como a implementação dessa solução pode ser útil para a sua empresa.
- Otimização do tempo do comprador
O principal benefício que a ferramenta de recebimento de cotações traz para a empresa é a otimização do tempo do comprador. Isso se justifica porque uma atividade que antes era manual, passará a ser feita por meio de uma automação.
Com o tempo otimizado, o comprador poderá se dedicar mais às outras atividades do setor, pois as cotações não demandarão mais grande parte do seu tempo.
A comunicação e transmissão de dados é direta entre comprador e fornecedor. De tal modo, não podem haver ruídos pelo fato de as informações terem passado por muitas pessoas.
Isso gera dados mais confiáveis, trazendo informações reais sobre os preços, os prazos, as formas de pagamento, entre outras informações relevantes para o comprador.
- Produtividade do setor de compras no geral
Apesar de ser uma ferramenta exclusiva para cotações, nossa solução gera um aumento da produtividade do setor de compras de modo geral.
Com essa atividade sendo realizada mais rapidamente, o setor será menos operacional e mais estratégico. Afinal, será possível dedicar mais tempo a escolha do fornecedor que tem as opções mais adequadas.
- Vídeo-aulas para treinamento
É importante destacarmos que a Escotta disponibiliza vídeo-aulas com treinamento para que os clientes que adquirem essa ferramenta saibam como utilizá-la.
Esses vídeos também podem ser compartilhados com os fornecedores para que eles saibam como proceder para fazer o preenchimento dos dados.
De que forma a ferramenta pode ser implementada nas empresas?
A implementação da ferramenta de recebimento de cotações é bastante simples e rápida de ser feita. Além disso, não interfere no ERP em que está sendo instalada.
Se trata de uma solução que pode ser vista como um add-on ao SAP. Por isso, deve ser vista nas empresas como um adicional, que fará com que os serviços sejam mais bem desenvolvidos.
Além disso, as validações necessárias para o uso também são muito simples de serem feitas. Outro ponto a ser considerado é que não é necessário que os compradores da empresa aprendam algo novo, pois seguirão utilizando os mesmos formulários de cotações atuais, porém de forma automática e não mais manualmente.
O que é preciso para que uma pessoa interessada nessa solução possa obtê-la em sua empresa?
Se você trabalha como comprador em uma empresa e viu na ferramenta de recebimento de cotações uma solução ideal para melhorar as suas atividades, deve estar se perguntando sobre como poderá obtê-la na sua empresa. A resposta para essa questão é simples. Basta conversar conosco!
Nós estamos à disposição para contribuir para que você aumente a produtividade do setor de compras da sua empresa. Por isso, não deixe de entrar em contato com a gente e implementar essa ferramenta inovadora no seu negócio.
