Só quem trabalha no setor de compras de uma empresa sabe o quanto a rotina dessa área é corrida. São muitas as atividades que precisam ser feitas, é necessário fazer contato com diversos fornecedores, analisar orçamentos, lidar com verbas apertadas disponibilizadas pela administração etc.
Em meio a esse cenário de correria, a automatização da cotação de compras é um procedimento que pode tornar a rotina mais produtiva. Isso acontece porque o comprador não precisa ficar tanto tempo centrado em receber orçamentos, podendo se dedicar a outras atividades.
Entenda o que é a ferramenta de automatização da cotação de compras
A ferramenta de automatização da cotação de compras foi desenvolvida pela Escotta, com o objetivo de solucionar uma demanda que muito nos era relatada por nossos clientes.
Trata-se de uma solução que pode ser implementada no SAP. Ela funciona de forma muito simples e basta que o comprador crie uma solicitação de compras e envie aos fornecedores do qual deseja receber orçamentos.
Por sua vez, os fornecedores recebem por e-mail uma planilha eletrônica e preenchem as informações solicitadas. Assim, automaticamente, o comprador receberá as respostas e poderá escolher a cotação que for mais ao encontro dos interesses da empresa.
Veja como a automatização de compras gera produtividade
A automatização de compras gera mais produtividade para o setor, por diversos motivos. Veja os principais deles!
Facilidade de uso
É muito prático de utilizar a ferramenta de automatização de compras. Ela é bastante intuitiva e tanto os compradores, quanto os fornecedores, terão facilidade em utilizá-la.
Além disso, garante uma comunicação e transmissão de dados direta entre as duas partes, sem que ocorram ruídos no processo. É de conhecimento de todos que se uma informação passa por muitas pessoas, ela pode ser distorcida. Isso não acontece com a ferramenta de automatização da cotação de compras
Otimização do tempo no setor de compras
Em praticamente todas as empresas que têm setor de compras, há uma queixa em comum: muito tempo perdido aguardando e analisando orçamentos. Isso tudo faz com que o departamento fique muito “engessado” e conhecido como burocrático demais.
Com a ferramenta de automatização da cotação de compras, o tempo é otimizado, pois, os orçamentos são solicitados de forma online e não por telefone ou de outras maneiras. Os fornecedores também poderão responder tudo mais rapidamente e agilizar o processo.
Isso faz com que se tenha mais tempo no setor de modo geral! O comprador deixará de ser tão operacional para se dedicar a questões mais estratégicas, como pesquisar sobre novas matérias-primas, cálculos para verificar se os produtos adquiridos valem a pena etc.
Suporte para o aprendizado de uso
Quando alguém contrata a ferramenta de cotação de compras da Escotta, recebe um treinamento por meio de vídeo-aulas. Nessas aulas é demonstrado o passo a passo de como o recurso funciona, esclarecendo possíveis dúvidas que possam ser tidas.
Esses vídeos também podem ser compartilhados com os fornecedores, para que eles saibam como preencher os seus formulários corretamente. Assim, haverá um suporte para o aprendizado de todas as partes envolvidas no processo.
Saiba como começar a usar essa ferramenta na sua empresa
É importante salientar ainda que os compradores da empresa não precisarão aprender algo novo para utilizar essa ferramenta. Todos os processos são os mesmos feitos atualmente, porém, agora de maneira automatizada.
Trata-se portanto de um recurso que veio para somar no setor e melhorar as atividades feitas pelos compradores das empresas. Temos a certeza de que a automatização da cotação de compras será uma verdadeira aliada para a realização dos trabalhos nesse departamento da organização.
Para saber mais sobre o uso dessa nova tecnologia, recomendamos que se aprofunde no assunto. Leia o nosso artigo “Padronizando o recebimento de cotações: confira como a Escotta pode aumentar a produtividade do setor de compras”. Ele traz mais dados relevantes sobre a ferramenta.
