Conheça as vantagens de automatizar a NFe Inbound com IA

Reduzir tempos de operação, conseguir maior exatidão nos processos e, consequentemente, melhor custo-benefício no seu dia-a-dia é algo que todo gestor deseja para as rotinas da sua organização. Por isso é importante buscar formas de maximizar resultados e conseguir melhorar os processos internos da organização.

Um dos pontos que pode ser melhorado é a conferência dos pedidos por meio da análise de nota fiscal. Principalmente para grandes empresas e indústrias, que podem receber mais de 100 pedidos por dia, as conferências manuais podem ser trabalhosas e consumir tempo demasiado dos seus colaboradores. Por isso, quanto mais puder automatizar esse processo, melhor.

Confira as vantagens de automatizar o LinkXML com inteligência artificial e machine learning e veja os ganhos que sua empresa pode ter ao longo do tempo.

O que é o LinkXML?

Antes de qualquer coisa, é importante compreender no que, de fato, consiste o LinkXML. Ele diz respeito a uma ferramenta desenvolvida pela Escotta, cujo propósito é automatizar o processo de recebimento fiscal nas empresas. Deve-se deixar claro que ele não pode ser confundido com arquivo XML. O LinkXML é o produto que traz consigo a função de linkar os pedidos realizados com o arquivo XML da nota fiscal.

Essencialmente funciona da seguinte forma: sua empresa realiza a compra de insumos com um fornecedor e ele envia uma nota fiscal com a descrição da compra, bem como discrimina sobre qual pedido se refere os itens que estão sendo enviados.

Porém, esse procedimento acaba sendo manual quando o fornecedor, por erro, não informa sobre qual pedido de compra se refere aquela nota fiscal. Com isso, o trabalho que poderia ser automatizado torna-se manual, já que a pessoa responsável por receber a nota precisa conferir algumas informações. Veja!

  • A nota é referente a qual produto?
  • Existe um pedido para esses itens?
  • O fornecedor faturou o pedido corretamente?
  • O preço discriminado está certo?
  • O material pedido foi esse mesmo?

A partir disso, o colaborador precisa realizar uma busca na lista de pedidos abertos com aquele fornecedor e verificar cada uma dessas informações. Em alguns casos, isso pode até não ser possível de ser realizado rapidamente, estendendo um processo para até mesmo três dias.

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Quais suas funcionalidades e usos?

A funcionalidade do LinkXML é para facilitar o processo de conferência quando os pedidos chegam à empresa. É por meio dele que pode ser conferido se todos os itens adquiridos estão de acordo com a especificação no ato da compra. Essa conferência deve ser feita no momento em que o pedido chega no local de armazenagem, evitando que o erro só seja descoberto posteriormente.

Porém, como falamos, se há erros no processo de elaboração do arquivo XML, esse procedimento pode não ser tão simples, tornando-o manual e levando à demora na conferência das informações. Isso pode ser resolvido por meio do uso de sistemas automatizados com inteligência artificial, como veremos a seguir.

Como funciona o LinkXML com inteligência artificial?

Por meio das informações que constam no arquivo XML, enviado pelo fornecedor com todos os dados que constam no sistema, o LinkXML realiza um cruzamento de informações por meio dos algoritmos de inteligência artificial presentes no sistema.

Porém, não é de forma simplista essa comparação: ele não analisará se o material descrito está com o mesmo nome ou se a quantidade solicitada e apresentada é idêntica. Ele fará uma série de análises de possibilidade e comparações entre o que consta nos pedidos e no arquivo XML.

Por exemplo, se a descrição do material não está exata, ele trará como retorno um percentual de compatibilidade, entre 0% e 100% de exatidão do pedido. São utilizados critérios como:

  • quantidade aproximada;
  • se o código do material é o mesmo;
  • se a descrição do material faz sentido;
  • se o detalhamento da nota fiscal tem informações do pedido.

Por meio disso, os algoritmos internos enviam um índice de probabilidade de exatidão, que demonstrará a possibilidade da nota fiscal ser referente a um pedido realizado pela empresa. Os sistemas indicam quais são os pedidos mais relevantes de acordo com as informações cruzadas pelo sistema de inteligência artificial.

Novas versões do sistema de LinkXML com inteligência artificial passarão a utilizar machine learning para aprender sozinho com os inputs gerados, refinando os sistemas de análise de probabilidades e combinações.

A partir dessa evolução dos sistemas, ele poderá se tornar mais preciso de acordo com o uso. Por exemplo, se o sistema apresentou um índice maior de probabilidade de serem os pedidos A, B ou C, mas na verdade dizia respeito aos pedidos D, E e F, o algoritmo faz uma retroalimentação, aprendendo com o seu erro e ajustando as probabilidades a partir dos resultados anteriores.

Assim, o processo de levantamento de dados e busca de pedidos passa por um processo de melhoria constante, fazendo com que você possa encontrar as informações necessárias de forma cada vez mais ágil e precisa ao longo do tempo.

Quais são as vantagens do seu uso com a IA?

É importante que os gestores responsáveis tenham consciência das vantagens do uso do LinkXML com inteligência artificial no seu dia a dia. E o que podemos dizer é: os resultados são realmente promissores.

Analisando um de nossos clientes, que utiliza atualmente o nosso novo sistema, há um índice de acerto de 92% nas análises, um índice bem grande. E os números poderão alcançar próximo aos 100% com a introdução do machine learning em breve.

Ainda analisando esse mesmo cliente, pôde-se perceber que houve uma economia de 10 horas por semana no processo de verificação de notas fiscais, ou seja, um dia de trabalho por semana de um colaborador.

De acordo com o relato de Matheus Correa, analista responsável pelo recebimento fiscal na empresa Fabio Perini que já utiliza o LinkXML: “Pelas nossas experiências em XMLs que não vem informado o pedido e linha, o LinkXML está auxiliando informando o possível pedido, a diminuir o desgaste de tempo e e-mails para a equipe de suprimentos. Ele agiliza o processo e é uma ponta importante dentro de toda a automatização do NFE inbound”.

A partir dessas informações, podemos já colocar como vantagens os seguintes pontos:

  • aumento de produtividade da equipe;
  • redução de erros nos processos de verificação de notas fiscais;
  • reorganização interna dos colaboradores;
  • redução de custos.

Todos esses pontos já são o suficiente para mostrar a você o quanto investir em sistemas que apliquem inteligência artificial na verificação de LinkXML é essencial para reduzir tempo de operações e conseguir maximizar resultados no dia a dia.

É importante ressaltar que os 8% de imprecisão devem-se na maior parte das vezes da falta da informação adequada ou na nota fiscal ou no pedido de compras, o que pode confundir o sistema de imediato — algo que é solucionado com a introdução do machine learning nos sistemas.

Outro ponto que também pode gerar imprecisão é o envio de material semelhante por falta de um idêntico no estoque. Por exemplo, pode-se pedir um determinado tipo de parafuso e, por falta dele na empresa, ser enviado um com características bem semelhantes e que não interferem demasiadamente em seu uso. Porém, são casos esporádicos e que não impedem a fluidez do sistema de análise de notas fiscais.

Agora que você entendeu o que é LinkXML, suas aplicações e como funciona com inteligência artificial e machine learning, compartilhe o post nas redes sociais para que seus contatos também aprendam sobre este tema!

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