Qual a importância da automatização de processos?

Uma nova era se apresenta diante do mercado. A tecnologia já não é mais um acessório que auxilia as empresas a crescerem, mas sim, algo fundamental para todas as áreas. Deixa de ser um diferencial para ser uma necessidade. Assim, as empresas que não usufruem disso podem encontrar cenários bastante desfavoráveis no futuro, o que contribui para problemas diversos, incluindo prejuízos e perda de espaço no mercado.

Um dos pontos essenciais para os tempos atuais diz respeito à automação de processos. Leia nosso post e entenda a importância dela para esse novo cenário.

A importância de automatizar processos

Novos cenários permitiram uma maior geração de dados pelas empresas. Todos os dias há uma série de informações que precisam ser analisadas pelas organizações: dados de compras com fornecedores, vendas de produtos e serviços, prospecção de clientes, orçamento disponível, gastos, entre diversos outros. Vivemos em uma era da informação e aqueles que não souberem lidar com isso poderão encontrar sérios problemas a longo prazo.

Não é mais questão de diferencial, mas sim de sobrevivência. As empresas que não começarem a aderir a essa tendência ficarão para trás e tenderão a fechar mais rapidamente, sendo engolidas pelas concorrentes.

Outro ponto é que a automação auxilia a identificar falhas rapidamente, diferentemente do que acontece em processos humanos. Muitas vezes o registro de um número feito de forma errada por um colaborador pode prejudicar toda a análise, necessitando um grande esforço para identificação do problema. Já por meio da automação, isso é feito imediatamente, mitigando esse tipo de problema.

A automação também é importante para maximizar a eficiência do seu negócio, permitindo a escalabilidade da organização. Por exemplo, se há processos repetitivos que seus funcionários realizam, que tal direcioná-los para questões mais analíticas e deixar que os sistemas automatizados realizem a tarefa? Isso reduz tempo de operação, custos nos processos e garante que os esforços sejam melhor direcionados dentro da estrutura empresarial.

Maior eficiência e menores custos implicam, consequentemente, em oportunidades de crescimento. Se seu modelo de negócio for escalável, por meio da automação é possível agilizar o processo de crescimento, oferecendo o aporte necessário para alcançar esse objetivo.

Passo a passo da automação de processos

Confira o passo a passo essencial para a implementação de automação de processos em sua empresa!

Conheça os processos internos da sua empresa

Para saber quais são as necessidades internas para automação, é essencial que os gestores conheçam bem os processos internos. Apenas assim saberão quais são as partes que devem ser automatizadas, como isso deve ocorrer e quais não demandam essa operação.

Esse deve ser o primeiro passo a ser tomado, já que você só conseguirá identificar qual é a plataforma ideal a partir do momento que souber quais são as etapas que não podem deixar de ser contempladas dos processos internos.

Caso contrário, o que pode ocorrer é a não-implementação de um processo importante de automação em um setor por desconhecimento ou erro na avaliação. Isso pode gerar, inclusive, dificuldades de crescimento para o negócio.

Documente, portanto, todos os processos internos e identifique quais deles são repetitivos, quais podem ser automatizados, pesquise o quanto a empresa ganha com a automação desses processos e verifique quais plataformas contemplam as suas necessidades.

Escolha as plataformas ideais

Existem diversas soluções ERP no mercado, cada uma delas servindo melhor a determinadas especificidades, enquanto não são tão úteis para outras. Assim, é preciso que os gestores pesquisem consideravelmente sobre as funcionalidades de cada uma delas.

As plataformas ideais de automação de processos precisam ser escaláveis. Há uma gama de soluções ERP no mercado para grandes corporações e que dizem estar preparadas para quando a organização crescer, mas na verdade não é bem assim.

Devido à complexidade de implementação, algumas soluções se tornam praticamente impossíveis de serem atualizadas de acordo com o crescimento do negócio, representando uma perda de investimento. Algumas, inclusive, devido à dificuldade de acompanhar os processos complexos, podem impedir o crescimento da organização.

Outro ponto importante a considerar quando for escolher a plataforma ideal é a capacidade de a solução ser inteligente. E isso não diz respeito apenas à inclusão de inteligência artificial na solução, mas também na possibilidade de que ela agregue valor aos processos internos da organização.

Assim, é preciso pesquisar quais são as plataformas disponíveis no mercado e quais se adequam melhor ao perfil da sua empresa.

Escolha o parceiro ideal

Não basta ter a plataforma ideal, o parceiro de implementação deve ser também o ideal. Isso porque essa empresa será responsável pelas adequações realizadas com foco nas necessidades da sua organização, considerando peculiaridades, questões internas, partes que concernem à área de atuação da organização, entre outros.

Além disso, o parceiro também é responsável pela manutenção da plataforma, caso ocorra algum problema durante a execução dos serviços. Assim, pesquise sobre a reputação dos parceiros, conheça seus cases de sucesso, seus clientes e verifique se vale a pena investir na contratação da plataforma por eles.

Prepare a sua empresa

Nenhum dos passos anteriores funcionará se a cultura da empresa não estiver focada para automação. Isso implica em modificar processos, remanejar pessoas, treiná-las para a aplicação do processo e, também, em compreender a importância dele para a organização.

Sem isso, as chances de que, mesmo com a melhor plataforma e com os melhores parceiros, o projeto fracasse são altas. Por isso é necessário adaptação e conscientização de todos.

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Priorize o cliente

Todo o processo deve ter como objetivo a satisfação do cliente. Lembre-se que, no cenário atual, aqueles que não colocarem o cliente no centro do processo, perderão espaço no mercado.

A estrutura interna da organização deve estar focada para esse objetivo, incluindo os processos de automação. Caso contrário, nenhum dos passos anteriores surtirá efeito. Não adianta você ter uma empresa funcionando adequadamente se a conversão não se concretiza no final. Assim, invista em Customer Experience e veja os resultados aparecerem.

Documente as alterações

Todas as alterações realizadas para a implementação do sistema de automatização devem estar devidamente documentadas e devem ser sistematicamente monitoradas. Lembre-se que períodos de mudança geram necessidades de adequações e é completamente natural que, em um primeiro momento, ajustes tenham que ser realizados após a implementação.

Sem automação, sua empresa perde

A automação, como falamos, não é mais um diferencial, mas um pré-requisito do mercado. Até mesmo as pequenas e médias empresas necessitam dos benefícios que elas trazem. Caso contrário, o crescimento pode ser menor do que o esperado ou, até mesmo, haver perdas significativas de produtividade e espaço no mercado.

Agora que você entende a importância de automatizar processos de uma empresa, é hora de saber mais sobre seus benefícios. Leia nosso artigo sobre o assunto e tire suas dúvidas.

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