Você já ouviu falar em inteligência de análise fiscal? Trata-se do processo em que os trabalhos referentes ao cadastramento de notas fiscais na empresa são automatizados, fazendo com que se ganhe tempo e se diminuam os erros nesses processos. O sistema SAP conta com uma ferramenta para a execução dessa atividade, a NF-e Inbound, que pode ser aperfeiçoada pela Escotta, para que a sua empresa tenha ainda mais resultados positivos.
Se você não sabe do que se trata a NF-e Inbound e como esse recurso contribui para o aumento da inteligência de análise fiscal, não se preocupe. Neste artigo, explicaremos tudo para você. Continue conosco e confira agora mesmo as informações!
O NF-e Inbound é uma ferramenta desenvolvida pela própria SAP, que consiste na automação do cadastramento de notas fiscais, conforme explicamos. Logo, se você utiliza esse sistema na sua companhia, pode utilizar o recurso, que se encontra no SAP GRC.
Ela funciona de maneira basta prática, contribuindo para que se tenham resultados mais efetivos nessa atividade. Tudo é feito sem qualquer tipo de burocracia e de acordo com as leis e regras que regem a emissão e o recebimento de notas fiscais eletrônicas no Brasil.
A necessidade do NF-e Inbound
Imagine a seguinte situação: o comprador de uma empresa de grande porte encomendou matéria-prima para a indústria, o que gerou 100 entregas, feitas por caminhões diferentes.
Cada um dos caminhões que chegar na companhia é acompanhado por uma nota fiscal, entregue pelo motorista ou enviada por e-mail. Nesse documento estão relacionados todos os itens que estão sendo entregues pelo veículo.
Para dar a entrada dessas mercadorias no sistema, é preciso que uma pessoa da área de compras se dedique a digitar os números das notas e outras informações no programa, para que a conta seja paga ao fornecedor e até mesmo para registrar os produtos e fazer com que eles fiquem disponíveis no estoque.
Esse trabalho pode até parecer simples para uma empresa de pequeno porte, que não recebe muitas entregas. Agora imagine o esforço que não é necessário para uma grande companhia, que precisa dar a entrada em milhares de notas fiscais mensalmente. É muita coisa, não é mesmo?
Isso gerou a necessidade de uma ferramenta ser desenvolvida, a NF-e Inbound, que tem facilitado muito o trabalho, no sentido que descrevemos.
O funcionamento do NF-e Inbound para a inteligência de análise fiscal
O uso da NF-e Inbound é bastante simples. Em vez de tudo ser digitado manualmente, o setor de compras recebe um arquivo XLM, o formato padrão das notas fiscais eletrônicas.
A própria Secretaria da Fazenda dos municípios disponibiliza esse arquivo, quando as notas são geradas. Assim, basta dar a entrada no SAP e no mesmo instante a nota fiscal é contabilizada.
Vale lembrar que não é preciso sequer importar as notas para o programa, ele mesmo faz a coleta, conforme os arquivos XML forem recebidos.
De tal forma, uma nota que demora 1 hora para ser lançada manualmente, por exemplo, com a ferramenta tem esse tempo reduzido para, em média, 5 minutos.
Benefícios do uso da ferramenta para inteligência de análise fiscal NF-e Inbound
Além da automatização da entrada das notas fiscais no sistema, o NF-e Inbound proporciona diversos outros benefícios para as empresas. A seguir, comentaremos sobre os principais deles!
Cancelamento automático de notas fiscais
A ferramenta de NF-e Inbound é totalmente alinhada com os programas de emissão de notas fiscais do Governo. Assim, se uma nota cadastrada for cancelada ou alterada pelo fornecedor, a alteração é feita automaticamente no sistema.
Isso evita que a empresa pague por um produto que não foi entregue e que foi sinalizado para o fornecedor corrigir a nota fiscal após a finalização do pedido, por exemplo.
Diminuição do uso do papel
Como as notas fiscais serão enviadas todas no formato XML, de forma digital, não é mais necessário solicitar que os caminhoneiros ou entregadores tragam as notas impressas no ato das entregas. Isso reduz muito o uso de papel na companhia.
Logo, aplicar a inteligência de análise fiscal também é uma prática sustentável e isso pode ser evidenciado nas campanhas de marketing da empresa. Afinal, cada vez mais os clientes dão preferência para as empresas que são amigas do meio-ambiente.
Melhora na qualidade dos lançamentos
Também se percebe uma melhora na qualidade dos lançamentos, evitando que a empresa pague um valor mais alto do que o devido por conta de erros de digitação ou esquecimento de alterações, por exemplo.
É possível ainda rejeitar notas indevidas ou solicitar correções para os fornecedores. Tudo isso de forma bastante prática e rápida, sem ter que utilizar muitos recursos humanos ou perder tempo na realização.
Recebimento de notificações de eventos
O NF-e Inboud também envia notificações de eventos relacionados à nota fiscal. Quando ocorrem cancelamentos, alterações na nota, correções de erros etc., a empresa é notificada.
No momento em que as alterações são feitas, é enviada uma carta de correção, para que se tenha ciência das modificações que foram realizadas.
O NF-e Inbound é uma ferramenta que veio para proporcionar a inteligência de análise fiscal nas empresas. O recurso é bastante útil, principalmente quando é otimizado para atender a demandas específicas da companhia.
É nesse sentido que a Escotta pode ajudar, desenvolvendo otimizações na implementação do sistema das empresas que já utilizam o SAP. Podemos contribuir muito para que o uso do NF-e Inbound seja um sucesso no seu negócio.
Quer aumentar a inteligência de análise fiscal na sua organização? Então entre em contato conosco agora mesmo! Nossos consultores estão à disposição para oferecer o melhor atendimento para você!
